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Microsoft Office : Les 7 choses à savoir pour faciliter le travail

Microsoft Office est un logiciel qui est présent dans chaque ordinateur. C’est un outil précieux car il est utilisé quotidiennement. Vous en avez besoin, que vous soyez professionnel, retraité ou étudiant. Il est utile pour la documentation car il peut offrir tous les outils indispensables à la documentation numérique. C’est une application très conviviale et très facile à utiliser.

Si vous voulez tirer le meilleur parti de cet outil, il est important que vous en connaissiez toutes les fonctionnalités. Il est important que vous sachiez comment utiliser chaque fonction afin de pouvoir créer des documents excellents et exceptionnels. Chaque année, une nouvelle version de Microsoft Office est lancée, avec de nouvelles fonctionnalités.

Voici quelques-unes des fonctions utiles.

1. La fonction de recherche intelligente :

Il s’agit d’une fonction qui permet de trouver plus facilement des faits par le biais des moteurs de recherche. Elle permet d’examiner le contexte du texte que vous avez sélectionné et les circonstances qui peuvent l’entourer, et de vous montrer tous les résultats pertinents. Cette fonction est disponible dans un fichier Word, PowerPoint et Excel. Vous pouvez utiliser le navigateur pour rechercher les textes, mais cette fonction est un excellent réglage qui permet de gagner du temps.

2. Vous aider avec les documents récents :

Si vous souhaitez envoyer un document par e-mail à votre ami mais que vous ne vous souvenez pas où vous l’avez enregistré, cela peut poser de nombreux problèmes. Le bureau dispose d’une fonction qui vous permet de voir tous les documents récents sur lesquels vous avez travaillé. Vous n’avez pas besoin de passer du temps supplémentaire à parcourir tous les dossiers dont vous disposez pour trouver le document requis.

3. La fonction « Dites-moi » :

C’est une fonction très utile car c’est le moyen le plus rapide d’accéder aux fonctions que vous devez utiliser ou aux actions que vous voulez effectuer. Il vous suffit de taper un mot ou une phrase en rapport avec les activités que vous voulez accomplir. Un menu s’affichera dans la boîte, dans lequel vous pourrez voir les suggestions. Cela vous aidera à accéder aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez également l’obtenir avec l’outil de visualisation habituel.

4. Tenir les documents à jour :

En utilisant Microsoft Office Professional, vous pouvez maintenir les documents à jour. Il offre la possibilité d’ajouter la date et l’heure les plus récentes au document. Lorsque vous utilisez le document à une autre date, vous pouvez y ajouter la date et l’heure actuelles. Cela ne prend que quelques secondes. Il est possible que vous oubliiez de mettre à jour la date et l’heure, c’est pourquoi word propose une fonction qui permet de le mettre à jour automatiquement.

5. Word : Un excellent outil de brainstorming :

Si vous avez besoin de rassembler quelques idées avant de commencer à travailler sur votre document, alors Word peut vous aider (découvrez l’utilité de l’outil ocr pour convertir des fichiers en Word par exemple). Vous pouvez choisir n’importe quel endroit sur le document, double-cliquer et commencer à écrire. Il offre un style d’écriture libre. Vous pouvez écrire toutes vos idées tout en laissant un espace entre elles pour développer les points. Vous pouvez également insérer des textes et des graphiques. C’est un excellent outil pour la cartographie des idées.

6. Étapes faciles pour créer des graphiques à partir de tableaux :

Si le document que vous rédigez contient beaucoup de tableaux et que vous devez créer des graphiques, la nouvelle fonction « mots » a facilité la conversion des tableaux en graphiques. Il existe trois étapes simples qui peuvent vous aider à créer des graphiques. Il vous suffit d’insérer l’onglet qui se trouve sur le ruban. L’étape suivante consiste à cliquer sur l’outil nommé objet. Il est disponible dans le groupe intitulé texte et ouvre la boîte de dialogue. Lorsque vous ouvrez les types d’objets, vous devez sélectionner le graphique Microsoft. Vous obtiendrez les graphiques en cliquant dessus. Il existe également une option qui vous aidera à mettre en forme le document.

7. Options de traduction :

Vous pouvez traduire le document dans différentes langues en utilisant la fonction de traduction. Vous trouverez cette option dans l’onglet « Recherche » sur le côté droit du bureau. Vous pouvez traduire un seul mot ou autant de phrases que nécessaire. Elle vous permet également de traduire l’ensemble du document, quelle que soit sa longueur. Vous pouvez l’afficher sur le navigateur web (tout savoir sur calc, pour vous épauler sur votre navigateur).

Ce sont là quelques-unes des fonctionnalités très utiles pour vous permettre de créer vos documents efficacement.

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