OCR, un outil performant pour un traitement de données plus efficace

Avec l’évolution de la technologie actuelle, la dématérialisation est au cœur de toutes les préoccupations, pour assurer une meillerue productivité. La reconnaissance optique de caractères (OCR) gagne alors de la place dans l’univers professionnel. Il s’agit d’une technologie très performante permettant de numériser les documents. Les traitements de données se font alors en un rien de temps, en travaillant sur des formats numérisés. Comment fonctionne l’ocr ? Et à quoi ça peut servir ? Allons tout de suite découvrir les réponses aux questions.

L’OCR : Qu’est-ce que c’est ?

L’Optical Character Recognition (OCR) ou reconnaissance optique de caractères en français, est une technologie qui permet de scanner un document pour le transformer en fichier éditable sur ordinateur ou sur appareil mobile.

Il s’agit de la reconnaissance automatique de fichiers imprimés pour les convertir en formats électroniques. Le système permet de convertir un document par simple scan.

Leurs systèmes de fonctionnement intégrés permettent aux logiciels de reconnaitre différentes polices, caractères d’ordinateur ou de machine à écrire. Certains converter sont en mesure de faire la reconnaissance d’écriture manuscrite.

Les documents PDF convertis (convertissez vos pdf grâce à split pdf ) peuvent par la suite servir de fichier de base à remplir, comme un formulaire par exemple.

Comment fonctionne l’OCR ?

L’ocr emploie des technologies très récentes, qui permettent de traiter un document en particulier, que ce soit un texte, une image ou un capture d’écran, pour ensuite d’en faire la sauvegarde. Le scan assure la conversion du fichier en autres formats : Word, Excel, etc. Il existe même des outils de conversion qui transforment les GIF, les fichiers RTF ou Docx.

Le convertisseur assure la comparaison des nuances de couleurs noires et blanches sur un document pour identifier le code numérique utilisé. Chaque caractère employé sera reconnu et converti en texte ASCII. C’est un code normalisé pour les échanges d’informations.

C’est ce système de fonctionnement qui permet d’éditer, de copier et d’enregistrer le contenu du fichier comme le fait Microsoft Word ou Microsoft Excel.

A quoi sert l’OCR ?

D’une polyvalence sans égale, l’ocr est aujourd’hui très utilisé dans le monde professionnel pour le traitement de texte de meilleure qualité, la gestion de documents, ou encore le classement de certains fichiers utiles pour garantir la réussite de son activité.

Nous avons sélectionné quelques exemples des documents les plus souvent traités par OCR.

Le bon de commande

Pour les enseignes qui utilisent des bons de commande en papier, l’OCR serait une excellente solution pour transformer les documents en fichiers électroniques.

Plus besoin de décrypter le papier pour la facturation, il suffira de les convertir en fichier PDF à l’aide d’un convertisseur en ligne (découvrez comment découper un PDF grâce à split pdf ). A vous de choisir le format de fichier, la taille du fichier et la mise en page selon votre convenance.

Le bulletin de paie

La gestion du traitement des bulletins salariaux est désormais plus simple grâce à l’utilisation des logiciels OCR.

Certaines enseignes n’envoient plus les bulletins de salaire par courrier ou par mail. Un compte sécurisé accessible par mot de passe est mis en place pour permettre à l’employeur de concevoir et de numériser les documents. Les employés seront ensuite en mesure de les extraire.

La gestion des ressources humaines

Il n’est pas nécessaire de débloquer un budget énorme pour dématérialiser les dossiers des ressources humaines au sein d’une entreprise.

L’utilisation d’un outil gratuit OCR peut vous aider à scanner les contrats de travail avec signature, les fiches de présence, les déclarations sociales, les demandes de congés, etc.

L’OCR est une imprimante virtuelle qui transforme les documents scannés en véritable bibliothèque documentaire, accessible en quelques clics.

Quels sont les avantages de l’utilisation de l’OCR ?

L’OCR procure un grand nombre d’avantages pour un professionnel dans n’importe quel secteur d’activité :

• Un gain de temps énorme, pour les traitements d’information, il suffit de scanner et d’enregistrer le fichier au format souhaité ;
• Une réduction des marges d’erreurs, avec la saisie manuelle des données ;
• Un classement plus organisé, facilitant les recherches, vous pouvez classer chaque fichier converti dans une catégorie spécifique ;
• Une gestion plus efficace, pour tous les dossiers essentiels pour l’activité.

Bref, l’OCR est un outil révolutionnaire qui évite la perte de temps dans les traitements physiques de documents, améliorant ainsi la productivité d’une entreprise.

Comment convertir un fichier par un outil OCR ?

En général, un OCR est capable de convertir des fichiers PDF ou images, JPG et PNG, en autre format modifiable : Word, Excel, PPT, TXT, PDF ou encore RTF. A vous le choix pour la mise-en-forme, la haute résolution ou non, la langue, la taille du fichier.

Bien que chaque outil dispose de ses propres fonctionnalités, la conversion consiste généralement à uploader le fichier source, puis convertir au format souhaité.

Il faudra ensuite télécharger le document converti et le sauvegarder dans votre périphérique, rien de plus simple !