Avoir de l’expérience avec Excel est l’une des compétences les plus importantes pour un comptable. D’après une analyse des offres d’emploi pour les comptables, la maîtrise de ce logiciel est requise dans 19% des annonces. Son expérience est une chose, mais savoir l’utiliser, de manière efficace, est le facteur le plus important. Voici six compétences Excel essentielles que les comptables doivent posséder.

Raccourcis clavier : pour aller plus vite

Excel est conçu pour fonctionner avec une souris, comme toutes les applications modernes. Cependant, une grande partie de ce que vous faites avec Excel utilise principalement le clavier de votre ordinateur. Vous avez sans doute pu remarquer que le basculement entre le clavier et la souris peut vous ralentir dans vos tâches. Cela peut même vous stresser. Ainsi, au lieu de chercher tout le temps votre souris à chaque fois que vous devez exécuter une commande, apprenez quelques raccourcis clavier pour pouvoir garder les mains sur toutes les touches.

Répétez la dernière action pour vous faciliter la tâche

Dans le cas où vous avez l’habitude de saisir beaucoup d’informations dans une seule feuille de calcul Excel, il est fort probable que vous répétiez certaines tâches. Des éléments comme le formatage des cellules et les totaux des colonnes sont à réaliser avec de nombreux clics à chaque fois que vous le réalisez. Au lieu de répéter les mêmes entrées à chaque fois, vous pouvez utiliser la fonction “Répéter”. Une formation Excel vous apprend que F4 ou CTRL-Y vous aide à répéter la dernière action effectuée.

Utilisez Sparkline pour des graphiques faciles

Ce type de graphique arrive à tenir dans une seule cellule. Il vous est tout à fait possible de mettre en évidence une colonne ou une ligne de nombres à représenter sous forme de graphique. Vous pouvez ensuite y insérer un graphique sparkline afin d’avoir un petit graphique en courbes, de manière automatique. C’est sans aucun doute le meilleur moyen de créer des tableaux de bord Excel.

La validation des données limite les options utilisateurs

Si vous travaillez avec d’autres personnes sur les feuilles de calcul Excel que vous avez créées, il est fortement recommandé de limiter leurs options. Cela évite que vos collaborateurs saisissent des données pouvant casser vos formules. Grâce à la fonction de validation des données, vous pouvez restreindre les options des autres utilisateurs pour certaines cellules.

Utilisez un référencement de cellule approprié

Sur Excel, vous avez la possibilité de référencer des cellules grâce aux :

  • Références absolues : elles font toujours référence à la même cellule lors de leur copie dans un autre emplacement ;
  • Références relatives : elles changent lorsqu’elles sont copiées.

Résumez vos données avec des tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques font partie des plus puissantes fonctionnalités d’Excel. Avec eux, vous pouvez manipuler une liste de données pour que vous puissiez prédire comment chaque modification apportée à vos entrées, va affecter vos résultats.

Grâce à l’assistant de tableau croisé dynamique d’Excel, tout est plus facile à créer. Les options du tableau croisé dynamique vous proposent une large gamme de façons de découper vos données.

Vous êtes comptable et souhaitez maîtriser toutes ces fonctions pour pouvoir travailler aisément, efficacement et rapidement ? De nombreux organismes proposent des formations en Excel. Vous pouvez les suivre en ligne. Assurez-vous juste de choisir le meilleur centre, la meilleure école pour avoir accès à des cours de qualité, mais aussi pour obtenir une formation certifiante ; de véritables bagages pour vous aider à atteindre le succès.