Énumérer des compétences MS Office sur un CV, c’est un peu comme écrire, on peut utiliser un téléphone portable :

C’est évident.

Mais si vous maîtrisez Microsoft Office, il ne suffit pas de mettre « MS Excel » en tête de la liste des compétences figurant sur votre CV. Les responsables du recrutement veulent des preuves. C’est pourquoi vous devez savoir comment énumérer et décrire vos compétences comme un Master.

Ce guide vous le montrera :

– Une liste des compétences Microsoft Office, programme par programme.

– Comment décrire les compétences Microsoft Office sur un CV pour prouver que vous êtes un utilisateur professionnel de MS.

– Il est déconseillé d’énumérer les compétences Microsoft Office sur un CV.

– Comment obtenir la certification Microsoft Office et augmenter vos chances de trouver un emploi.

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Microsoft Office Skills

La suite Microsoft Office, communément appelée Microsoft Office ou simplement Office, est un ensemble d’outils de productivité utilisés par les entreprises du monde entier. Toutefois, elle est utilisée pour bien plus que la simple rédaction de textes dans Word et la création de tableaux dans Excel. Cette suite permet aux utilisateurs d’effectuer des centaines de tâches avancées.

Certaines tâches ne requièrent que des connaissances de base. Mais pour la plupart des postes de niveau moyen et élevé, vous devez également connaître quelques fonctionnalités délicates.

MS Office comprend les éléments suivants :

– Microsoft Word : un programme de traitement de texte qui vous permet de rédiger et de modifier des textes. Il comporte un ensemble d’outils linguistiques utiles et diverses options d’accessibilité.

– Microsoft Excel : c’est un tableur qui permet d’organiser et de manipuler des données.

– Microsoft Powerpoint : donne vie à vos idées sous forme de présentations et vous permet de créer des dessins, des animations de diapositives, des modèles 3D et des icônes.

– Microsoft Outlook : il s’agit de votre messagerie électronique, de votre calendrier et de votre liste de contacts.

– Microsoft OneNote : un ordinateur portable numérique qui vous aide à rassembler des informations sous forme de texte, de dessins, de coupures d’écran et même de fichiers audio.

La suite Microsoft Office propose des programmes qui peuvent être utilisés aussi bien dans un navigateur web que sur un ordinateur (à savoir : la fonction calc pour corriger vos bugs de navigateur).

 

Les deux bons vieux programmes ci-dessous ne peuvent désormais être utilisés que sur des PC :

– Microsoft Access : un système de gestion de base de données à partir duquel il est possible de se connecter directement à d’autres applications et bases de données.

– Microsoft Publisher : un outil de mise en page qui permet aux utilisateurs de styliser des textes, des images, des bordures, etc.

Les entreprises utilisent très souvent Microsoft Office 365 Business avec Microsoft Teams et d’autres applications telles que Microsoft OneDrive et Microsoft SharePoint qui facilitent le travail en équipe.

Pourtant, lorsqu’une offre d’emploi mentionne « compétences Microsoft Office », il s’agit probablement de ce quatuor : MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook :

Compétences Microsoft Office

– Création d’une feuille de calcul

– Création de tableaux

– Créer des tableaux croisés dynamiques

– Exécution et création de macros

– Analyse des données

– Visualisation des données

– Validation des données

– Création de documents (découvrez split pdf pour découper vos documents)

– Gestion des tables des matières

– Préparer les documents pour l’impression

– Relecture et révision de la copie

– Création de diaporamas

– Intégrer des vidéos et des images

Entrez la phrase à la mode classique du CV :

Maîtriser Microsoft Office

Une bonne maîtrise de Microsoft Office signifie généralement que vous êtes capable d’utiliser MS Word pour modifier des documents texte, créer des modèles et automatiser la création de tables des matières. Maîtriser Excel signifie exécuter et créer des fonctions, des tableaux croisés dynamiques et des graphiques. De plus, vous pouvez réaliser des diaporamas dans PowerPoint.

 

C’est la théorie. En pratique, la plupart des candidats se sentent obligés d’utiliser cette expression sur leur CV sans pouvoir vraiment faire autre chose que de traiter les feuilles de calcul comme des tableaux et de rédiger un rapport sur Word.

Voici ce qu’il faut faire à la place :

Comment décrire la maîtrise de Microsoft Office sur un CV

Parler couramment Microsoft Word, maîtriser Microsoft Excel-il peut être formulé de nombreuses façons différentes sur votre CV, mais vous devez vous rappeler que cela signifie plus que simplement éditer du texte ou résumer des cellules.

Donc, si vous ne possédez que ces compétences de base dans Microsoft Office-

Laissez-les en dehors. Pourquoi ?

Tout d’abord, tout le monde connaît l’essentiel de la suite Office. C’est un savoir-faire de base.

Deuxièmement, vous risquez de confondre le recruteur. Il voit qu’il maîtrise Excel et il pense : macros, tableaux croisés dynamiques, et VLOOKUP. Ce que vous pensez : ajouter une ligne, formater un tableau et supprimer les doublons.

Lorsqu’on vous pose une question à ce sujet ou, pire encore, une tâche pratique, vous vous transformez en menteur. Et cela signifie un instant « Non, merci ».

Sauvez donc votre réputation et ne dressez pas la liste des compétences de Microsoft Office que vous ne maîtrisez que de façon élémentaire.

Sinon, le fait d’énumérer MS Office sur un CV est une mauvaise décision ?

Lorsqu’il est évident que vous pouvez l’utiliser.

Vous n’avez pas besoin de mentionner MS Office si vous êtes un professionnel de la haute technologie.

Ou si vous cherchez un emploi qui n’exigera probablement pas de compétences MS Office, comme infirmier, graphiste ou, disons, acteur.

Voyons maintenant ce que signifie réellement la maîtrise de Microsoft Office :

Compétences en Microsoft Word

– Mise en page

– Formatage du texte

– Rédaction

– Création de modèles

– Textboxes

– SmartArt

– Accès rapide

– Titre et barre de ruban

– Contrôle de l’orthographe

– Contrôle grammatical

Microsoft Excel Skills

– Tableurs

– Cahiers d’exercices

– Formules

– Liaison des données

– Tableaux croisés dynamiques

– Graphiques

– Analyse des données

– Macros et automatisation (VBA)

– Déclarations de la FI

– Validation des données

Microsoft Powerpoint Skills

– Conception de la présentation

– Modèles

– Diapositives personnalisées

– Animation

– Manuscrits

– Créer des graphiques et des tableaux

– Dépannage des présentations

Compétences pour Microsoft Outlook

– Navigation

– Archivage

– Attribution des tâches

– Répartition des tâches

– Configuration des paramètres de courrier électronique

– Filtres de courrier électronique

– Gestion du calendrier

– Calendrier

Toutes ces compétences techniques nécessitent une bonne dose de compétences plus douces :

– Saisie de données

– Analyse des données

– Compétences analytiques

– Communication écrite

– Collaboration

– Travail d’équipe

– Partage de documents

– Conception

Vous voyez ? C’est beaucoup de compétences. Et si vous ne pouvez cocher que certains de ces points pour chaque composante de MS Office, cela signifie que vous n’êtes pas compétent.

Niveaux de compétence Microsoft Office

La compétence MS Office est parfois décrite en termes de niveaux de maîtrise : débutant, intermédiaire, avancé. Le niveau le plus bas permet aux utilisateurs d’ouvrir ou de créer des documents, d’entrer ou de mettre à jour des informations. Les utilisateurs intermédiaires sont capables d’effectuer des modifications ou des opérations en masse. Les utilisateurs avancés devraient être capables d’exécuter des macros et de créer leurs propres macros, d’utiliser VLOOKUP et des tableaux croisés dynamiques.

Sur Word, ils pourraient ajouter du multimédia et créer des tables des matières automatiques. Comme vous pouvez le voir, les différents outils présentent des niveaux de difficulté différents. De plus, les recruteurs n’aiment pas vraiment les auto-évaluations, il vaut donc mieux sauter les niveaux de compétence et expliquer ce que vous pouvez faire exactement.

Vous cherchez des exemples d’autres compétences informatiques à mettre sur un CV ? Consultez ce guide : Compétences informatiques : Les meilleures compétences en informatique que les employeurs souhaitent voir figurer sur leur CV

 

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Comment faire figurer les compétences Microsoft Office sur un CV

  1. Mettez vos compétences MS Office dans une section consacrée aux compétences du CV.
  2. N’indiquez que les compétences que vous possédez réellement.
  3. Intégrez les compétences les plus avancées dans la section « Expérience » de votre CV.
  4. Utilisez des puces pour décrire vos réalisations.
  5. Montrez les résultats de votre travail et quantifiez votre réussite.
  6. Évitez de vous vanter de votre maîtrise de MS Word, sauf si l’offre d’emploi l’exige.
  7. Soyez précis et juste dans votre auto-évaluation.

Voir l’exemple ci-dessous pour mieux comprendre ce que nous voulons dire :

DROIT

– Génération de tableaux croisés dynamiques Excel pour compiler les données et les rapports clés des entreprises.

– Conçu un ensemble de macros Excel utiles qui ont automatisé les processus manuels et augmenté la productivité de l’équipe de 20 %.

– Utilisation de formules Excel pour ajouter le formatage nécessaire aux feuilles de calcul des rapports et réduction de 25 % des surcharges.

– Conception d’une routine de gestion d’atelier dans Excel qui a automatisé le processus d’analyse des revenus.

Pourquoi cet exemple fonctionne-t-il si bien ?

Tout d’abord, notre candidat a créé une liste maîtresse de toutes les compétences qu’il possédait dans MS Office.

Ensuite, il a lu attentivement l’offre d’emploi et a mis en évidence les compétences essentielles.

Enfin, il n’a choisi dans la liste de base que les compétences correspondant à la description du poste.

Conseil du pro : Une autre raison pour laquelle vous devriez adapter votre CV à l’offre d’emploi ? Systèmes de suivi des candidats (ATS). De nombreuses entreprises l’utilisent aujourd’hui pour rechercher des compétences dans les CV des candidats. Les compétences de MS Office dans l’annonce d’emploi sont presque toujours répétées dans les paramètres de l’ATS.

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Cours et certifications de MS Office

LinkedIn répertorie la science des données, l’analyse commerciale, la rédaction et l’édition parmi les 25 compétences les plus nécessaires aux entreprises en 2021. Cela signifie qu’une compréhension de base de MS Office n’est pas suffisante.

Si vous souhaitez démontrer votre maîtrise de Microsoft Office de manière formelle, prouver vos compétences avancées et augmenter vos chances de décrocher un entretien d’embauche, envisagez de rejoindre l’un des programmes de certification Microsoft Office.

Ces programmes sont les suivants

– Spécialiste Microsoft Office (MOS)

– Expert Microsoft Office Specialist (MOS)

– Master Spécialiste Microsoft Office (MOS)

Les programmes se terminent tous par un examen final et une certification.

Il existe également de nombreux cours MS Office disponibles en ligne.

Pour conclure

Voici un bref rappel de la manière d’énumérer vos compétences MS Office sur un CV :

– Suivez la liste principale de toutes les compétences Microsoft Office pour commencer. Choisissez les compétences qui sont pertinentes pour votre futur poste.

– Prouvez vos compétences dans votre description de poste. Montrez au recruteur comment vous les utilisez en pratique et ce que vous avez réalisé grâce à elles.

– Si vous n’êtes pas « compétent en MS Office », ne le dites pas sur votre CV. Soyez honnête sur vos niveaux de compétences.

– Envisagez de vous faire certifier Microsoft Office. Cela vous aidera à vous démarquer des autres candidats.