Votre entreprise peut-elle vraiment se passer de papier ?

La vie de bureau a fait un long chemin depuis les machines à écrire qui claquent et les télécopieurs capricieux. De nombreux entrepreneurs s’occupent de leurs affaires avec un peu plus qu’un ordinateur portable, un smartphone et une imprimante.

Mais n’allez pas encore vous féliciter de vos méthodes frugales et écologiques. Quelle quantité de papier passe chaque jour dans votre bureau ? Facturez-vous et payez-vous vos factures par courrier ? Avez-vous l’habitude d’imprimer des documents importants et de les classer manuellement ? Votre bureau croule-t-il sous le courrier ? Imprimez-vous des rapports ou des présentations et éditez-vous avec un stylo ?

Voici pourquoi – et comment – être un ami des arbres partout dans le monde et réduire votre consommation de papier.

Pourquoi se passer de papier ?

Approximativement 300 millions de tonnes de papier sont produites chaque année. Cela représente beaucoup d’arbres. Si l’on ajoute l’empreinte carbone associée à leur abattage, à leur fabrication et au transport des produits finis (sans parler des effets de la déforestation), chaque feuille de papier a un coût environnemental élevé. Faire votre part pour préserver les forêts et lutter contre le changement climatique est clairement le principal avantage de la réduction ou de l’élimination de l’utilisation du papier dans votre petite entreprise.

Savez-vous qu’il existe aussi des raisons commerciales convaincantes ? En voici six.

1. GAGNEZ DU TEMPS

Imprimez-vous des documents pour les réviser ? Les copies papier nécessitent une gestion et une maintenance. Considérez le temps que vous passez à re-transférer vos éditions sur papier dans un fichier électronique. Si vous conservez des documents papier, le classement – et la recherche de dossiers – peut prendre plus de temps et d’énergie mentale que vous ne le pensez (pensez à l’outil ocr pour dématérialiser vos documents).

2. RÉDUIRE LE MESSAGE ET GAGNER DE L’ESPACE

Imaginez un bureau sans l’armoire de classement en acier requise ou les boîtes de classement en carton bourrées, coincées dans un coin ou un placard. Et que dire de ces piles de papier sur votre bureau ? Faites un relooking sans papier et récupérez l’espace avec quelque chose de beau, comme une plante, ou d’utile, comme une machine à expresso.

3. FAITES DES ECONOMIES

Le papier ne coûte peut-être que quelques centimes la feuille, mais ses accessoires représentent beaucoup plus. Une imprimante de bonne qualité, des cartouches d’encre coûteuses et des réceptacles de stockage comme des classeurs et des boîtes d’archives peuvent coûter des centaines de dollars par an. Et si vous continuez à envoyer des factures et à les payer par courrier, ces frais d’affranchissement ou de service de livraison ponctionnent également votre résultat net.

4. ÊTRE PLUS AGILE

Dans le monde actuel, qui fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous ne pouvez pas vous permettre de dire à un client :  » Désolé, le dossier est au bureau.  » Les propriétaires de petites entreprises sont réputés pour leurs manières multitâches. Vous devez être en mesure de répondre à un courriel, de rédiger un document et d’envoyer une facture à tout moment et de n’importe où. Si vous vous fiez au papier, ce n’est tout simplement pas possible.

5. PROFITEZ DE PLUS DE SÉCURITÉ

Si vos documents importants sont sur papier, vous avez un gros problème si votre bureau est frappé par un incendie, une inondation, un vol ou une autre catastrophe. L’une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises se tournent vers les solutions basées sur le cloud est leur sécurité. Tout, de la comptabilité aux fichiers de projets et de clients, peut être crypté pour être protégé et fait l’objet de sauvegardes régulières, ce qui les rend pratiquement intouchables et infiniment sûrs.

6. FOURNIR UN MEILLEUR SERVICE À LA CLIENTÈLE

Oubliez le fait de fouiller dans des dossiers papier lorsqu’un client appelle pour poser une question ou de gérer la panique qui accompagne une copie papier égarée. Lorsque vos opérations sont numériques, vous avez un accès instantané à tout. Les logiciels de comptabilité, de gestion de projet et autres gardent la trace de toutes les communications et ressources, de sorte qu’il est carrément difficile de perdre quoi que ce soit.