Un espace sécurisé pour garantir l’intégrité de la gestion des documents

L’archivage des documents requiert une solution probante pour une sécurisation optimale. Les informations confidentielles sont sécurisées avec un coffre fort dédié aux objets de valeur.

Des documents papiers ou un archivage numérique en toute sécurité

Les documents numériques disposent de cycle de vie variable. Dans le cadre juridique, l’intégrité des documents demande d’archiver les documents. Il convient de lister les éléments présents pour un meilleur archivage des données. Il peut s’agir :

D’objets de valeur,
De documents dématérialisée (numérisez vos documents grâce à ocr ),
Des certificats,
Des pièces justificatives,
De bulletins,
D’un travail collaboratif.

L’authentification des courriers est souvent réclamée par les administrations. La traçabilité est le meilleur moyen d’accès aux documents. Les documents importants doivent être protégés des dommages provoqués par l’indiscrétion, des vols et effractions, des incendies, des inondations.

Malgré l’avènement du coffre-fort virtuel pour disposer des documents numérisés, les données stockées doivent inclure des documents-papier dans un espace d’archivage. La conservation des documents comme les courriers nécessitent un espace d’archivage physique.

Les options concernant les systèmes d’archivage

Deux solutions d’archivage chez Frankel servent à protéger un document dans une entreprise.

La voie électronique

Les solutions de dématérialisation nécessitent une compression de l’intégrité du document via un fichier PDF (tout connaître sur split pdf). Dématérialiser permet l’archivage et le stockage de documents et signatures. Un document PDF peut concerner une facture électronique, un document électronique. La dématérialisation passe par des mots de passe et un cryptage. Le logiciel d’archivage sert à automatiser la gestion électronique de documents qu’il convient de chiffrer.

Le niveau de sécurité de la dématérialisation des documents

La gestion électronique nécessite des droits d’accès aux documents électroniques l’exemple de flexybeauty et sa gestion digitale au quotidien). L’archivage électronique propose un système d’information basée sur des identifiants. Néanmoins, l’archivage numérique autorise des échanges dématérialisés. Or, les flux documentaires sont sujets aux attaques informatiques par voie électronique. Il faut alors disposer de sauvegardes en parallèle du coffre-fort électronique.

Un coffre idéal pour archiver certains documents

Il s’agit d’un meuble classeur pour disposer à tout moment des documentations, des documents et données en format papier.

Une base documentaire fiable

La politique d’archivage doit conjuguer des documents sur support papier et des documents sous forme électronique. L’espace de stockage physique est disponible pour une solution d’archivage avec une bonne durée de conservation.

La valeur légale

La valeur probatoire du document numérique équivaut aux pièces justificatives du document papier. Il est possible de scanner ce dernier pour disposer de copies et assurer l’archivage.

Le coffre-fort de sécurité

Pour disposer de documents comme l’archivage des factures, des fichiers et dossiers et les informations bureautiques et originaux, la gestion documentaire est assurée avec l’archivage papier.

Une large gamme de coffre-fort de sécurité

Connu aussi comme l’armoire de sécurité, il s’agit d’un mobilier à encastrer ou à poser à même le sol. Le verrouillage est sécurisé pour la protection des documents de valeur de l’entreprise. La fermeture de la serrure se fait via une clé ou un code.

Les différents modes d’ouverture

Un coffre-fort haute sécurité peut présenter plusieurs modes d’ouverture.

Les techniques classiques

Les systèmes proposent la combinaison mécanique via l’introduction d’une clé. Le coffre à ouverture électronique comprend un écran tactile ou un pavé numérique avec un code confidentiel.

Les systèmes haute sécurité

La polyvalence est permise avec le coffre à ouverture combinée. Ce modèle est un mix de plusieurs techniques. Le modèle le plus récent concerne le coffre-fort à ouverture biométrique. Il repose sur les empreintes digitales de l’utilisateur. Dans tous les cas, il faut privilégier deux choses : la simplicité d’utilisation et une accessibilité excellente.