La suite de produits de productivité de Microsoft, connue sous le nom d’Office, ou MS Office, est présente dans les entreprises du monde entier. La suite Office comprend Word, un programme de traitement de texte ; Excel, un tableur financier ; Access, un programme de base de données ; Publisher, pour la publication assistée par ordinateur ; PowerPoint, un programme pour la création de présentations ; Outlook, un programme pour le courrier électronique et la planification ; OneNote, pour garder vos notes organisées ; et InfoPath, une application pour suivre les informations lorsqu’elles passent par les autres applications et par l’entreprise. Savoir utiliser Microsoft Office est essentiel dans de nombreuses entreprises, et vous pouvez avoir besoin de compétences de base à avancées dans une offre d’emploi pour vous assurer que les employés potentiels seront équipés pour gérer le poste.

Tâches de base

Les compétences de base pour la plupart des travaux de bureau comprennent la capacité d’ouvrir, de créer, d’enregistrer et de modifier des documents dans Word, d’envoyer et de recevoir des courriels dans Outlook et de créer des feuilles de calcul dans Excel. Pour chacun de ces programmes, les candidats doivent également savoir comment formater les documents pour l’impression, être à l’aise avec l’utilisation du menu de l’imprimante pour prévisualiser les documents avant qu’ils ne soient imprimés et imprimer les pages. Word est le programme le plus utilisé dans MS Office, aussi la connaissance de la modification de la police, des marges, de l’insertion ou de la suppression de pages et de l’utilisation du correcteur orthographique et grammatical intégré doit-elle faire partie des compétences de base.

Tâches intermédiaires

De nombreuses tâches courantes dans le fonctionnement quotidien d’un bureau vont au-delà des compétences de base de MS Office, comme l’utilisation de Mail Merge in Word pour personnaliser des lettres commerciales pour toute une liste de diffusion ou la création d’affiches et d’autres documents à forte charge graphique dans Publisher. La création de diaporamas dans PowerPoint est une tâche de niveau intermédiaire souvent utilisée au bureau. À ce niveau, les employés doivent savoir comment créer des formules dans Excel pour calculer les résultats souhaités tels que les commissions de vente ou les taxes, et certains employés de bureau utilisent Excel plutôt qu’Access pour créer des listes de clients ou d’autres informations. Les compétences intermédiaires pour Outlook comprennent la connaissance de la création de carnets d’adresses et de la mise en place de répondeurs automatiques pour les périodes où vous êtes hors du bureau ou en vacances.

Tâches avancées

Le fait de savoir comment utiliser OneNote et InfoPath peut être considéré comme une connaissance avancée ou spécialisée selon le lieu d’activité. La capacité d’un employé à manipuler ces programmes, ainsi que la capacité à importer et à exporter des informations dans toutes les applications MS Office, est un atout pour tout employeur. La création de bases de données dans Access est plus complexe que la saisie d’une simple liste dans Excel. Les compétences avancées comprennent également l’utilisation d’Excel pour les formulaires financiers personnalisés, l’utilisation de graphiques et le suivi des changements entre les documents partagés dans Word et la personnalisation de présentations dans PowerPoint.

Formation

De nombreuses entreprises proposent des formations en interne, notamment pour que les travailleurs puissent apprendre les méthodes et les caractéristiques que l’entreprise préfère. La formation est également proposée sur le site web de Microsoft, et l’entreprise dispose d’une filière de certification comprenant une formation en ligne, des livres et des tests afin que les utilisateurs puissent devenir des spécialistes Microsoft Office ou des maîtres spécialistes Microsoft Office.