La gestion documentaire reste un enjeu de taille pour les entreprises, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité. Entre le classement des factures, l’archivage des contrats, la traçabilité des échanges ou encore le respect des obligations réglementaires, les besoins sont multiples et souvent complexes à gérer manuellement. C’est dans ce contexte que des solutions de gestion électronique de documents (GED) comme Zeendoc prennent tout leur sens. Intuitive, flexible et conçue pour les PME, collectivités et TPE, Zeendoc transforme la gestion des documents en levier de performance.
Le contexte de la gestion documentaire en entreprise
La digitalisation du traitement des documents
La gestion électronique de documents, souvent désignée par l’acronyme GED, bouleverse depuis quelques années la façon dont les entreprises traitent leur flux documentaire. En effet, le passage au tout numérique permet d’accélérer les tâches administratives, d’assurer une meilleure traçabilité et de garantir le respect des normes imposées par le RGPD ou encore par les obligations d’archivage sécurisé. Cette mutation concerne tout autant les PME que les directions financières ou administratives en quête de rigueur et d’efficacité. Or, sans automatisation, sans solutions fiables et conformes, une entreprise s’expose à des pertes de temps, à des erreurs coûteuses et à une exposition accrue aux risques. Sur ce marché, zeendoc répond à ces impératifs grâce à une GED cloud conçue pour s’adapter à la réalité du terrain.
Les défis quotidiens des entreprises face à la GED
Malgré les bénéfices de la dématérialisation, les entreprises sont encore confrontées à plusieurs freins opérationnels. D’abord, la multiplication des formats de documents rend le classement manuel chronophage et source d’erreurs. Ensuite, le risque de non-conformité réglementaire peut entraîner des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social. Enfin, la perte de temps à rechercher des informations non-centralisées pèse sur la productivité des équipes. Ces problématiques, combinées à une sécurité parfois insuffisante et à des coûts cachés de gestion, soulignent la nécessité d’opter pour une solution performante, simple à prendre en main et réellement adaptée aux besoins métier.
Les caractéristiques clés de Zeendoc
La présentation de la solution Zeendoc
Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents développée par SAGES Informatique, une entreprise française. Hébergée sur des serveurs localisés en France, elle garantit une souveraineté des données et une conformité RGPD native. Conçue pour s’adapter aux besoins des TPE, PME et collectivités, Zeendoc permet de centraliser, automatiser et sécuriser l’ensemble du traitement documentaire d’une organisation.
Accessible en mode SaaS, Zeendoc facilite l’organisation des documents tout au long de leur cycle de vie : capture, classement, recherche, validation, archivage, consultation. Son interface simple et intuitive rend son adoption rapide, même sans compétences techniques.
Les principales fonctionnalités et intégrations
Voici un aperçu des fonctionnalités stratégiques que Zeendoc met à la disposition des entreprises :
| Fonctionnalité | Utilité pour l’entreprise |
|---|---|
| Classement automatique des factures | Gain de temps et réduction des erreurs |
| Recherche intelligente | Accès rapide à tout document |
| Workflow de validation configurable | Simplification des circuits de validation |
| Intégration avec ERP Codial | Centralisation des process métier |
Les 10 avantages de Zeendoc pour une entreprise
Zeendoc se distingue par une série d’avantages concrets qui répondent aux besoins spécifiques des TPE, PME et collectivités, tant sur le plan opérationnel que stratégique :
- l’automatisation du classement des documents ;
- la sécurisation des données et la confidentialité RGPD ;
- la simplicité d’usage et la prise en main rapide ;
- la flexibilité de l’abonnement (personnalisation, évolutivité) ;
- l’accessibilité en cloud hébergé en France ;
- la réduction des coûts de traitement et d’archivage ;
- la fluidité des workflows métiers (validation des factures, contrats, RH, etc.) ;
- le support client expert basé en France ;
- les intégrations natives avec les solutions ERP et outils métiers ;
- l’optimisation de la conformité légale et fiscale.
Grâce à cette agilité, les directions RH valorisent une gestion fluide et confidentielle de leurs dossiers sensibles, notamment ceux des salariés. Dans le même temps, la direction financière se concentre sur l’optimisation du traitement des factures, contribuant à la maîtrise des budgets et à la sécurisation des audits. Quant au chef d’entreprise, il suit facilement l’ensemble de son patrimoine documentaire via son ordinateur ou sur smartphone, en bureau comme en déplacement.
La gestion documentaire n’est plus une simple tâche administrative. Elle devient un axe stratégique pour les entreprises en quête d’efficacité, de conformité et de performance. Avec Zeendoc, les PME, collectivités et TPE accèdent à une solution complète, intuitive et évolutive, qui automatise les tâches chronophages, réduit les coûts et renforce la sécurité. En misant sur une solution française, conforme aux enjeux actuels, les entreprises optimisent leur productivité et renforcent aussi la fiabilité de leur gestion.
