Un guide rapide pour créer une feuille de route de projet

Le storytelling est un aspect essentiel de la gestion de projet. Et par là, nous ne voulons pas dire élaborer la prochaine série Harry Potter ou Game of Throne.

Les gestionnaires de projet doivent être capables de raconter rapidement l’histoire de leur projet. Ils doivent avoir une sorte de discours d’ascenseur qui explique ce que le projet vise à réaliser, comment ils prévoient de l’accomplir, combien de temps cela prendra et combien cela coûtera.

Pour ce faire, vous devez créer une feuille de route du projet. Cette feuille de route est le document qui va fixer les attentes des parties prenantes et les tenir au courant de l’avancement du projet. C’est pourquoi il est important de créer un document visuel facile à digérer qui décrit succinctement les plans de votre projet.

Cet article explique exactement comment vous pouvez mettre en place une feuille de route de projet et comment cela profitera à votre projet dans son ensemble.

Qu’est-ce qu’une feuille de route de projet?

La feuille de route de projet vs. le plan de projet : Quelle est la différence ?

Une feuille de route de projet est un document stratégique qui communique la vision de haut niveau de tout projet. En revanche, un plan de projet décompose cette vision en tâches quotidiennes que l’équipe de projet doit réaliser pour atteindre les objectifs décrits dans la feuille de route.

Alors que cette feuille de route stratégique s’adresse aux parties prenantes telles que la C-suite, les investisseurs ou les clients, le plan de projet est un document interne utilisé par l’équipe produit pour se tenir au courant de l’état d’avancement des tâches.

Avantages de la création d’une feuille de route de projet

Documenter votre projet avant de le commencer est essentiel pour vous assurer que vous atteignez les objectifs et les jalons à temps et dans le respect du budget. Voici quelques façons dont une feuille de route de projet vous met sur la voie du succès.

1. Gérer les attentes

Lorsque vos parties prenantes voient les objectifs, les ressources et les délais tracés, elles comprennent alors quand vous pouvez fournir les livrables et pourquoi vous pouvez terminer le projet dans ce délai.

Au lieu de poser des questions comme  » Ne pouvons-nous pas faire cela plus rapidement ? » ou  » Pouvez-vous accélérer ce projet ? « , les parties prenantes disposent d’une ressource qui explique quand vous atteindrez certains jalons, ce que vous pouvez fournir et les domaines où vous avez une certaine flexibilité par rapport à ceux qui ne sont pas négociables.

2. Gagnez du temps

Votre équipe de projet n’est pas statique. Des personnes peuvent partir, et d’autres vont se joindre à elles. Au lieu de devoir expliquer l’ensemble du projet depuis le début aux nouveaux membres de l’équipe ou aux parties prenantes, vous pouvez leur présenter la feuille de route du projet.

De cette façon, ils peuvent non seulement voir à quelle étape du projet vous travaillez actuellement, mais ils ont également un aperçu de l’historique du projet et de ce que vous avez déjà accompli ou livré.

3. Prenez de meilleures décisions

Comme votre feuille de route du projet informe votre plan de projet, vous pouvez l’utiliser pour prendre des décisions importantes de manière plus rapide et plus éclairée. Par exemple, si vous prenez du retard et que vous devez décider quelle tâche prioriser, vous pouvez vous référer aux objectifs globaux de votre feuille de route de projet.

Vous pouvez alors travailler sur la tâche qui vous aidera à atteindre les objectifs les plus importants, ou les plus urgents, et rester sur la bonne voie.

Cela signifie également que vous pouvez justifier les décisions que vous prenez auprès des parties prenantes et réduire les discussions en aller-retour sur ce qu’il faut faire ensuite, ou sur ce qu’il faut prioriser.

Comment créer une feuille de route de projet

Étape 1 : Sélectionnez un outil de gestion de projet

L’automatisation est votre amie. Au lieu d’essayer d’établir manuellement une feuille de route, trouvez un outil de gestion de projet qui peut vous aider à la créer et à la présenter d’une manière visuellement convaincante qui engage les parties prenantes.

Team Gantt dispose d’une fonctionnalité de feuille de route impressionnante avec des modèles de planification de projet qui vous permettent de créer rapidement une feuille de route et de la réutiliser pour de futurs projets. Vous pouvez imprimer un PDF de la chronologie de votre projet, afin de pouvoir présenter facilement les données à vos parties prenantes.

Étape 2 : Définir vos objectifs

La définition d’objectifs est l’un des principes de base de la gestion de projet. Vous devez savoir ce que vous espérez atteindre et pourquoi avant de commencer tout projet.

Comment saurez-vous si vous avez réussi à gérer un projet si vous n’avez aucun moyen de mesurer ce succès ou aucune indication de ce que vous devez accomplir ?

Lorsque vous avez défini vos objectifs, vous devez également déterminer comment vous allez les mesurer. Décidez des paramètres et trouvez ensuite un moyen de suivre ces données pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs. Si vous n’êtes pas sur la bonne voie, vous pouvez obtenir un aperçu de ce que vous devez ajuster.

Étape 3 : Établir un calendrier

Le calendrier du projet (à l’image d’un échéancier par exemple) ne doit pas contenir des dates et des heures précises auxquelles vous espérez franchir les étapes et accomplir les tâches.

Au lieu de cela, il doit servir de plan de mise en œuvre et présenter le calendrier général du projet, détailler le temps nécessaire à la réalisation de chaque jalon et expliquer quand vous comptez atteindre les objectifs du projet.

Veuillez vous assurer que vous disposez d’un logiciel ou d’outils de gestion de projet qui vous permettent de suivre le respect de ce calendrier. 

Étape 4 : Estimer les coûts

Les coûts ne concernent pas seulement les outils et les équipements que vous devez acheter et payer pour mener à bien le projet, mais aussi d’autres ressources telles que le nombre d’heures de travail de chaque membre de l’équipe, et les compétences particulières requises pour s’attaquer aux différentes tâches.

Vérifiez que vous avez accès à la fois au personnel et aux outils adéquats avant de commencer le projet.

Si vous devez demander des ressources à d’autres équipes ou embaucher des employés temporaires ou indépendants, incluez-le également dans la proposition de projet.