L’une des suites logicielles les plus populaires au monde, Microsoft Office est utilisée par 1,5 milliard de personnes dans le monde.

Presque tous ceux qui ont utilisé un ordinateur au cours des trente dernières années ont été en contact avec Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, ont envoyé un courriel par Outlook ou ont envoyé un message à quelqu’un sur Skype.

Des millions d’entreprises modernes s’appuient sur les outils de la suite pour communiquer, créer des documents et équilibrer leurs comptes. Mais il y a beaucoup plus dans Office que ce que beaucoup d’utilisateurs réalisent, en particulier depuis la sortie d’Office 365.

Si vous envisagez de tirer parti d’Office dans le nuage ou si vous souhaitez simplement en savoir un peu plus sur le fonctionnement interne de cet ensemble d’outils numériques omniprésents mais souvent sous-estimés, poursuivez votre lecture ; nous revenons à l’essentiel pour répondre aux questions les plus courantes sur Office 365 dans le cadre de la série FAQ de Microsoft.

Qu’est-ce qu’Office 365 ?

Lancé en 2001, Office 365 est un modèle d’abonnement basé sur le cloud, version de la populaire suite de productivité Microsoft Office. Office 365 contient les mêmes applications de base que les versions traditionnelles d’Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, et selon le plan acheté, peut également inclure d’autres applications et services tels que Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer et Microsoft Teams.

Il existe un certain nombre de forfaits différents disponibles lors de l’achat d’une licence Office 365, y compris des versions destinées à un usage personnel, aux ménages multi-utilisateurs, aux étudiants, aux entreprises, aux associations à but non lucratif et aux établissements d’enseignement.

Il existe également des versions d’Office en ligne et pour téléphone portable uniquement, connues sous le nom d’Office Online, grâce auxquelles les utilisateurs peuvent accéder gratuitement à des versions limitées en fonctionnalités des applications Office.

Cette FAQ portera sur Office 365 for Business, sauf indication contraire.

En quoi Office 365 est-il différent des versions précédentes d’Office ?

Office 365 est un service basé sur un abonnement, ce qui signifie que plutôt que d’acheter une copie de la suite pour un coût initial unique, les utilisateurs paient un abonnement mensuel pour accéder au service au niveau de leur choix.

Avec le modèle par abonnement d’Office 365, les utilisateurs ont toujours accès à la dernière version, car la plate-forme est mise à jour à la fin de Microsoft, alors qu’en tant que perpétuel, les utilisateurs sur place devraient acheter un nouvel exemplaire de la dernière édition pour pouvoir utiliser les nouvelles fonctionnalités.

Office 365 est également conçu comme une application de type « cloud-first » ; bien que des versions de bureau de ses applications soient disponibles avec certains plans, elle est conçue pour être utilisée en ligne. Toutes les applications, services et données générés par Office 365 sont hébergés sur les serveurs de Microsoft.

Les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer de logiciel ou de maintenir le matériel sur lequel il fonctionne. Office 365 comprend également un hébergement de messagerie et un espace de stockage dans le nuage, ce qui permet aux utilisateurs d’héberger leurs fichiers en ligne et d’y accéder où et quand ils le souhaitent, à partir de n’importe quel appareil connecté à l’internet.

Étant basé sur le cloud, Office 365 est également doté d’une multitude de fonctionnalités qui n’étaient pas disponibles dans les versions précédentes, perpétuelles.

Qui utilise Office 365 pour les entreprises et pourquoi ?

Microsoft Office fournit aux utilisateurs d’ordinateurs des outils de productivité depuis près de trois décennies ; aujourd’hui, plus d’un milliard de personnes utilisent les produits Office dans le monde entier. Cependant, pour les entreprises, Office offre bien plus que le traitement de texte et l’édition de feuilles de calcul.

Bien que ses applications de base éminentes fournissent toujours aux entreprises les outils de base dont elles ont besoin pour effectuer des tâches quotidiennes comme la gestion des données, la création de documents et la communication d’informations, Office a évolué pour devenir une vaste suite d’outils intelligents qui permettent aux organisations d’être plus productives et plus efficaces. Et grâce aux nombreuses options de plans personnalisés disponibles, les entreprises de toutes tailles et de toutes circonstances peuvent accéder à ces outils instantanément.

Des services tels qu’Outlook peuvent fournir une plate-forme puissante et professionnelle grâce à laquelle les entreprises peuvent renforcer la reconnaissance de leur marque et commercialiser leurs services. Les fonctions étendues de calendrier d’Outlook peuvent également aider les organisations à mieux collaborer et à mieux gérer leur temps.

Avec Office 365, toutes les applications et tous les services sont connectés, à la fois entre eux et avec le web au sens large, ce qui facilite le travail d’équipe, fait gagner du temps aux employés et leur permet de mieux travailler ensemble grâce à des outils tels que le chat d’équipe, les réunions en ligne (découvrez également meet jitsi ), la co-création et le partage de fichiers, et les courriels de groupe. L’inclusion du stockage en nuage et des applications mobiles dans la suite Office 365 permet également aux organisations de travailler n’importe où, n’importe quand, avec un accès sécurisé au contenu, aux conversations, aux tâches et aux horaires depuis n’importe quel appareil.

La sécurité des données étant un sujet brûlant pour les entreprises de tous les secteurs, de nombreuses entreprises choisissent Office 365 en raison de ses mesures de sécurité à plusieurs niveaux, de sa surveillance proactive des données, de la protection de la vie privée et de son accord de niveau de service de 99,9 % de temps de disponibilité.

Comment peut-elle aider les entreprises à se développer ?

Des outils de productivité performants aident tous les membres d’une organisation à être plus productifs, à communiquer plus efficacement et à obtenir plus de résultats. La suite Office 365 permet de réaliser plus rapidement et plus facilement des tâches essentielles comme la recherche d’informations, le partage des connaissances, la communication avec les collègues, le traitement des données, la planification et l’organisation, en réduisant le temps consacré aux tâches administratives et en laissant plus de temps aux entreprises pour créer, innover et faire avancer l’entreprise.

Les applications récemment ajoutées à Office 365 fournissent aux utilisateurs professionnels des outils encore plus essentiels pour les aider à se développer, notamment

– Microsoft Connections, un outil de base de marketing par courrier électronique et une plate-forme d’engagement des clients

– Microsoft Listings, un outil pour aider les organisations à gérer leurs informations commerciales sur des plateformes telles que Facebook, Google, Bing et Yelp

– Microsoft Invoicing, une application permettant de générer et d’envoyer des factures professionnelles aux clients et d’accepter des paiements en déplacement

– Outlook Customer Manager, un module complémentaire simple et intelligent de gestion des clients pour les entreprises qui n’ont pas encore besoin d’un système CRM complet

– Microsoft Bookings, qui permet aux utilisateurs de gérer les rendez-vous et les horaires des clients

– MileIQ, une plateforme d’enregistrement des kilométrages qui classe et soumet automatiquement les voyages d’affaires

– Business Center, un point d’accès central pour toutes les applications professionnelles d’Office 365, grâce auquel les utilisateurs peuvent suivre des indicateurs tels que les factures impayées, les abonnements aux courriels et les réservations

L’utilisation d’une suite de productivité hébergée dans le nuage peut également avoir un effet positif sur les résultats d’une entreprise. Non seulement les services par abonnement sont généralement plus rentables et plus flexibles si les circonstances commerciales changent, mais Office 365 ne nécessite aucun investissement en matériel. Toute l’infrastructure est gérée par Microsoft, ce qui réduit le besoin d’expertise informatique pour gérer la suite en interne et réduit potentiellement les dépenses en services informatiques internes.

Quelle est la différence entre Office 365 for Business et la suite G ?

Si Microsoft domine depuis longtemps le marché des logiciels de productivité, le monde des entreprises reste, en gros, dominé par Office ; si quelqu’un veut vous envoyer un document ou une feuille de calcul, vous pouvez parier qu’il sera au format Word ou Excel.

Toutefois, la diffusion de l’informatique dématérialisée a quelque peu uniformisé les règles du jeu en ce qui concerne les logiciels d’entreprise, en permettant aux organisations de toutes tailles d’accéder à des produits et services qui auraient auparavant nécessité des dépenses importantes en matériel et en logiciels. Aujourd’hui, les outils commerciaux numériques sont plus accessibles, et les entreprises modernes se dirigent lentement vers une nouvelle façon de travailler. Cette évolution a donné naissance à un certain nombre de concurrents potentiels pour la couronne de la productivité de Microsoft.

Les alternatives traditionnelles à Office comme Corel WordPerfect et LibreOffice n’ont pas encore fait le saut vers les suites basées sur le cloud, laissant la suite G de Google comme seule véritable alternative à Office 365. Comme Office 365, la suite G dispose d’une version gratuite populaire qui comprend des versions d’applications prises en charge par la publicité comme Google Docs, Google Sheets et Google Slides, ainsi qu’un espace de stockage dans le nuage et un hébergement de courrier électronique gratuits.

Mais la suite a également une version par abonnement, destinée aux entreprises et aux sociétés de toutes tailles. La suite G comporte de nombreuses fonctionnalités similaires à celles d’Office 365, comme les adresses électroniques professionnelles, la messagerie sécurisée et le cryptage des e-mails, les contrôles de sécurité et d’administration, les appels vidéo et vocaux, et une assistance étendue.

Il existe trois niveaux d’abonnement à la suite G, allant de 5 à 25 dollars par utilisateur et par mois ; une structure plus simple que la structure de licence à sept niveaux d’Office 365, mais similaire en termes de prix. La grande différence ici est que lorsque vous souscrivez aux plans de niveau entreprise de Microsoft, ils doivent être payés à l’avance pour l’année. Les utilisateurs doivent examiner attentivement chacun des plans d’Office 365, car certains plans ne sont pas fournis avec des éléments dont on pourrait penser qu’ils seront inclus, comme les comptes de courrier électronique et la fonctionnalité de calendrier.

En règle générale, si l’on tient compte des applications, des courriels et du stockage de fichiers, les abonnements d’entrée de gamme d’Office 365 sont plus généreux que ceux de la suite G, et les deux sont à peu près équivalents lorsque l’on passe aux plans de niveau intermédiaire.

Les applications de Microsoft sont plus riches en fonctionnalités que celles de Google, et la plupart des plans Office 365 sont fournis avec des versions bureautiques des applications incluses, alors que la suite G est uniquement destinée au cloud computing.

En quoi Office 365 est-il différent de Microsoft 365 ?

Vous avez peut-être entendu parler de Microsoft 365, introduit par Microsoft à la mi-2017. Malgré sa marque similaire, Microsoft 365 ne doit pas être confondu avec Microsoft Dynamics 365, ou Office 365.

Office 365 est une suite d’applications de productivité basées sur le cloud, tandis que Microsoft 365 est un ensemble de services qui comprend Office 365, ainsi que d’autres outils commerciaux. Un utilisateur peut s’abonner à Office 365 sans s’abonner également à Microsoft 365, mais tous les utilisateurs de Microsoft 365 auront également accès à Office 365.

Microsoft 365 a été développé pour donner aux entreprises l’accès à tous les outils de base dont elles ont besoin pour faire fonctionner leur infrastructure informatique de base, sécuriser leur activité et faire avancer les choses. Outre Office 365, Microsoft 365 comprend Windows 10 Enterprise et Enterprise Mobility + Security (EMS), ce qui signifie que les abonnés ont accès à des fonctionnalités telles que le courrier électronique et le calendrier, le stockage de fichiers, les contrôles de protection des données, la protection contre les menaces informatiques, les contrôles d’administration et de déploiement, et une garantie de disponibilité de 99,9 %.

Tous les services inclus dans Microsoft 365 sont disponibles séparément, bien que de nombreuses entreprises puissent trouver plus pratique et plus rentable d’opter pour le forfait Microsoft 365, surtout si elles ne sont pas des clients professionnels de Microsoft.

Quels sont les applications et les services inclus dans Office 365 for Business ?

Le contenu exact d’Office 365 for Business dépend du niveau d’abonnement choisi par l’utilisateur, mais les applications et services de base disponibles via Office 365 sont inclus :

– Word

– Excel

– PowerPoint

– Outlook

– OneNote

– Éditeur

– Echange

– SharePoint

– Skype pour les entreprises

– Les équipes Microsoft

– OneDrive pour les entreprises

Certaines applications d’Office 365 ont également des versions mobiles pour aider les entreprises à faire plus en déplacement, notamment Word, Excel, PowerPoint, OneDrive for Business, Skype for Business, Yammer et OneNote. Les abonnements à Office 365 comprennent également 1 To de stockage dans le nuage OneDrive for Business pour chaque utilisateur.