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Dans le monde des affaires, la gestion des contrats est une tâche essentielle, mais souvent complexe et chronophage. Les sociétés doivent suivre un grand nombre de contrats avec des fournisseurs, des clients, des partenaires et d’autres parties prenantes, cela peut entraîner des problèmes tels que des délais non respectés, des erreurs de traitement et une mauvaise communication. Fort heureusement, un logiciel CLM ou contract lifecyle management, aujourd’hui, vient à la rescousse, offrant une solution efficace et moderne pour gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats.
Avantages d’un Contract Lifecycle Management, un logiciel CLM
Centralisation des informations
Le logiciel de gestion des contrats stocke tous les contrats en un seul endroit, cela donne aux membres autorisés de l’entreprise d’accéder rapidement et facilement aux informations. Ainsi, plus besoin de passer du temps à chercher des documents dans des dossiers physiques ou dans des systèmes informatiques disparates.
Suivi des échéances
Ce type de logiciel permet d’établir des rappels pour les dates d’expiration, les renouvellements et d’autres échéances importantes. Les contrats sont ainsi gérés de manière proactive, cela aide à éviter les problèmes potentiels liés à des contrats expirés ou non renouvelés.
Automatisation des processus
Souvent, des fonctions d’automatisation sont proposées dans ces logiciels, telles que la génération automatique de contrats à partir de modèles préétablis, l’approbation électronique des contrats et l’enregistrement des modifications apportées aux contrats. Cela permet de réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au traitement des contrats.
Gestion des risques
En signalant les clauses potentiellement litigieuses ou déséquilibrées, les logiciels de gestion des contrats peuvent aider à identifier les risques dans les contrats. Les entreprises peuvent ainsi négocier plus efficacement et prendre des décisions plus éclairées avant de conclure des accords.
Suivi des performances
Grâce aux fonctions de rapport, les entreprises peuvent suivre l’exécution des contrats, tels que les délais de paiement, les taux de renouvellement et les performances des fournisseurs ou des clients. Ces données fournissent des informations précieuses pour l’optimisation des processus et l’amélioration des relations commerciales.
Collaboration en équipe
Le Contract Lifecycle Management, un logiciel CLM facilite la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans la gestion des contrats, tels que les juristes, les responsables des achats, le personnel des ventes et des finances. Les utilisateurs autorisés peuvent travailler ensemble en toute transparence sur les contrats, cela réduit les délais de communication.
Les phases du Contract Lifecycle Management
Les étapes de la Contract Lifecycle Management, un logiciel CLM, sont les différentes phases du cycle de vie d’un contrat qui sont gérées à l’aide d’un logiciel ou d’une plateforme de gestion des contrats.
Création du contrat
La première étape du processus CLM consiste à créer un nouveau contrat. Il peut s’agir de rédiger un nouveau contrat à partir de zéro ou de modifier un modèle de contrat existant pour l’adapter aux conditions spécifiques de la transaction. Certains logiciels de CLM proposent des modèles préétablis pour faciliter cette étape.
Négociation et révision
Quand le contrat initial a été créé, il entre dans une phase de négociation et de révision. Les parties concernées examinent les termes, négocient les conditions et proposent des modifications afin de parvenir à un accord mutuellement acceptable.
Approbation
Lorsque les négociations sont terminées, le contrat est soumis à l’approbation des parties concernées. Les équipes juridiques, les responsables ou d’autres personnes désignées peuvent être impliqués dans ce processus d’approbation pour s’assurer que le contrat est conforme aux politiques et aux réglementations internes de l’entreprise.
Signature
Si toutes les parties ont approuvé le contrat, celui-ci est signé électroniquement ou physiquement par les parties concernées. Certains logiciels CLM proposent des fonctions d’approbation électronique pour simplifier ce processus.
Les éléments à prendre en compte pour choisir un CLM
Les sociétés qui cherchent à améliorer leur gestion des contrats doivent absolument choisir un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, Contract Lifecycle Management, un logiciel CLM, adapté à leurs besoins :
- fonctionnalités essentielles : il s’agit notamment de la création et de la modification des contrats, de la gestion des délais, de l’automatisation des flux de travail, de la signature électronique, de la gestion des modifications et de l’établissement de rapports ;
- facilité d’utilisation : les utilisateurs doivent pouvoir naviguer facilement dans l’interface, créer des contrats sans difficulté et accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin ;
- personnalisation : recherchez un CLM qui peut être adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise ;
- intégrations : vérifiez si le logiciel CLM peut s’intégrer de manière transparente aux autres systèmes que vous utilisez déjà tels que les systèmes de gestion de la relation client, les systèmes de gestion des fournisseurs ou les systèmes comptables ;
- sécurité des données : assurez-vous que le logiciel CLM offre des mesures de sécurité solides pour protéger vos informations sensibles et confidentielles. Conformité avec les normes de sécurité et de confidentialité.
