Rationaliser les processus : utiliser un logiciel de gestion du personnel

Il n’est pas toujours évident de gérer le personnel d’une entreprise, d’autant plus quand cette dernière présente un grand nombre de salariés. Il faut planifier les différentes tâches professionnelles et gérer les ressources humaines afin de mettre le personnel dans de meilleures conditions et accroître la productivité. Les entreprises optent de plus en plus pour les logiciels de gestion du personnel pour simplifier les tâches et rationaliser le processus. L’utilisation de ces outils offre de nombreux avantages que nous vous proposons de découvrir.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel

La gestion des salariés est relativement complexe au sein d’une entreprise. Vous pouvez toutefois utiliser un logiciel de gestion du personnel pour vous faciliter la tâche. L’utilisation de ces outils présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Cela permet notamment de centraliser les informations. Le logiciel de gestion permet en effet de recueillir et d’organiser plus facilement les informations stockées pour chaque salarié. Il peut s’agir par exemple des coordonnées, des habilitations, des comptes rendus d’entretien ou des contrats. Le logiciel permet donc au gestionnaire des ressources humaines de centraliser toutes ces informations au même endroit, de les sécuriser et d’assurer leur suivi.

Cela facilite également l’accès aux informations pour chaque employé. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel, les salariés peuvent rapidement consulter certaines informations comme les compteurs d’heures et de congés. Ils peuvent aussi l’utiliser pour faire diverses demandes (absence, formation…), sans avoir besoin de passer par les ressources humaines. L’outil permet également la gestion du temps de travail et favorise une productivité accrue. Vous pouvez utiliser le logiciel RH pour faire le suivi des temps et des activités en seulement quelques clics. La plupart de ces logiciels peuvent même être installés sur un téléphone pour en faciliter l’utilisation. Ils ont une fonctionnalité qui permet de transformer les smartphones des salariés en badgeuse et planning mobile connecté.

Cette fonctionnalité permet aux salariés de visualiser leur planning quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Ils peuvent également pointer sans grande difficulté le début et la fin des activités, consulter les documents dont ils ont besoin ou remonter des informations sur le terrain. En ce qui concerne les gestionnaires des ressources humaines, ils peuvent organiser les horaires et les interventions de chaque salarié depuis une interface web.

Le logiciel de gestion du personnel leur permet également de transmettre les informations nécessaires à la réussite des missions et de faire un suivi en temps réel. Il offre un meilleur encadrement du personnel, ce qui réduit grandement les risques d’erreur. L’utilisation d’un logiciel de gestion performant permet aussi à l’entreprise de faire des économies considérables, puisque toutes les tâches sont automatisées. Il n’est donc plus nécessaire de recruter du personnel supplémentaire.

Comment choisir le bon logiciel pour votre entreprise ?

En dépit de la grande diversité de logiciels de gestion du personnel sur le marché, il est très important de prendre le temps de bien choisir son outil. Différents critères sont notamment à prendre en compte : la facilité d’utilisation, l’ergonomie du logiciel, le prix… Contrairement à ce que pensent beaucoup de personnes, les logiciels de gestion du personnel ne sont pas tous les mêmes. Les modules peuvent être présents sur certains et pas sur d’autres. Vous devez donc trouver celui dont les fonctionnalités et solutions s’adaptent parfaitement aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez également tenir compte de la taille de votre structure pour choisir le bon logiciel de gestion du personnel.

Pour une entreprise de petite taille, vous pouvez vous contenter d’un logiciel qui réalise des tâches simples du quotidien et qui comptabilise les heures de présence des employés. En revanche, il faudra opter pour un logiciel très performant qui propose de nombreuses fonctionnalités. Il doit être capable de faire le suivi du planning du personnel. Pour cela, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel qui comprend des modules de suivi par activités. Il faudra également tenir compte de la facilité d’utilisation du logiciel de gestion du personnel. Les gestionnaires des ressources humaines doivent pouvoir l’utiliser sans grande difficulté, auquel cas cela peut ralentir encore plus les activités de l’entreprise. Il est donc primordial de choisir un logiciel de gestion dont l’apprentissage est simple.

Cela vous évitera d’avoir à consacrer de nombreuses heures à former le personnel sur l’utilisation du logiciel. L’ergonomie est un critère tout aussi important dont vous devez tenir compte pour choisir votre logiciel de gestion du personnel. Il faut en effet veiller à choisir un outil intuitif avec une interface simple. Cela facilitera sa prise en main et limitera les risques d’erreurs lors des saisies ou des interprétations de certaines informations. En ce qui concerne le coût du logiciel de gestion du personnel, cela varie généralement en fonction des fonctionnalités proposées. Si vous souhaitez avoir un outil adapté à votre entreprise et qui comprend plusieurs modules, vous devez prévoir un budget conséquent.

Comment configurer et utiliser un logiciel de gestion du personnel ?

Il y a un certain nombre de choses à mettre en place avant d’utiliser un logiciel de gestion du personnel. Il faut avant tout définir les objectifs que vise l’entreprise en optant pour cet outil. On définira ensuite les processus prioritaires à automatiser ainsi que les fonctionnalités que l’on souhaite sur le logiciel. C’est en fonction de ces informations que vous pouvez configurer l’outil de gestion du personnel.

De plus, il faudra vous assurer que l’installation d’un tel outil ne va pas à l’encontre du respect des droits à la vie privée des salariés. Vous devez donc vérifier la conformité du logiciel avec la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et demander une autorisation. Lors du choix de votre logiciel de gestion du personnel, vous pouvez exiger une version démo. Tous les fabricants ne la proposent pas. Veillez donc à choisir un logiciel qui dispose d’une version démo. Cela pourra vous aider à mieux comprendre le fonctionnement de l’application et la manière dont on la configure.

Conseils pour tirer le meilleur de votre logiciel

Il ne suffit pas d’installer un logiciel de gestion du personnel pour constater l’amélioration des activités de l’entreprise. Il faut nécessairement que l’outil s’adapte aux besoins spécifiques de cette dernière. Pour vous en assurer, vous devez impliquer le personnel dans le processus de mise en place. Vous devez en effet communiquer suffisamment sur le logiciel et sur ce qu’il va apporter à l’organisation. Les membres de votre équipe doivent comprendre l’utilité de l’outil pour pouvoir en tirer le meilleur. N’hésitez donc pas à le tester avant de le déployer de façon définitive. Vous saurez ainsi si le logiciel est facile à utiliser et s’il peut être intégré au flux de travail déjà existant.