Quelques principes de contrôle interne

La tenue de la comptabilité d’une entreprise c’est enregistrer tous les flux d’opérations réalisées par l’entreprise.

Si les indépendants n’ont pas l’autorisation d’exercer la comptabilité (Ordonnance 45-2138), il me semble essentiel d’évoquer cette fonction, tout autant méconnue par des assistants que véritablement maîtrisée par d’autres. En effet, toute fonction se doit d’avoir une vision globale de l’entreprise afin de mieux appréhender sa place, au sein de cette organisation.

La fiabilité de la fonction comptable réside dans le système employé et le contrôle interne mis en place.

Le contrôle interne n’est pas obligatoirement une étape à grande échelle ; il peut se mettre en place facilement, à la hauteur des moyens humains de l’entreprise, à la hauteur des ambitions du Chef d’Entreprise sur la qualité qu’il souhaite privilégier.

Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :

prévenir les erreurs et les fraudes

protéger les biens et les ressources de l’entreprise

gérer efficacement les biens de l’entreprise

assurer un enregistrement correct de la comptabilité (par un salarié, par le Dirigeant ou par un cabinet comptable)

La réalisation de ces objectifs passe par la séparation des tâches, dans la mesure du possible.

la fonction décision (celui qui donne l’accord)

la fonction exécution (celui qui réalise les achats, les suivis, la gestion)

la fonction comptable (celui qui enregistre les flux, qui assure l’inventaire, qui établit les états financiers)

la fonction contrôle (celui qui contrôle la cohérence entre les différentes fonctions)

La distinction de ces fonctions est primordiale pour le contrôle interne car elle permet de réaliser le meilleur contrôle possible.

Une petite association ne possédant que peu de moyens humains sur le plan administratif (une secrétaire et un comptable) a la possibilité de mettre en place simplement un contrôle interne sur les achats de fournitures administratives. Ce sont des actions qui semblent parfois impossibles à mettre en place, sous prétexte, qu’il n’y a pas les moyens humains mais une nouvelle organisation des fonctions permet ce contrôle, indispensable à la viabilité de l’entreprise.

Chaque fonction se doit d’être décrite de façon claire et précise. De plus, chaque personne de l’entreprise doit pouvoir identifier les missions de chacun. Ceci est une étape, trop souvent, négligée dans les TPE/PME/associations et pourtant, elle me semble primordiale pour assurer les enjeux économiques futures de l’entreprise ainsi qu’un climat social serein.

Voici quelques pistes d’aide à l’élaboration(n’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette tâche) :

la description de la place occupée par l’intéressé (organigramme à prévoir)

les attributions et responsabilités

le circuit de transmission (QQQ = qui, quoi, quand).

Les différentes procédures permettront de vérifier que la comptabilité répondra aux exigences suivantes :

toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement

tout enregistrement est justifié par un document

il n’y a pas d’erreurs dans les montants enregistrés

les enregistrements sont faits sur la bonne période (période d’exercice comptable).

Je n’ai pas détaillé chaque étape du contrôle interne car ce que je souhaitais, au travers de cet article, c’est montrer l’importance de celui-ci mais également la possible mise en œuvre dans les petites structures. À cela, plusieurs solutions :

le Chef d’entreprise (artisan, profession libérale…) a une secrétaire et fait appel à un cabinet comptable mais il peut se faire aider ponctuellement par une assistante indépendante (mission ciblée).

le Chef d’entreprise fait appel à une assistante indépendante pour toute la partie administrative et de gestion (externalisation de la comptabilité par un cabinet d’expertise comptable).

le Chef d’entreprise a un comptable et fait appel à une assistante indépendante pour la gestion administrative et des missions particulières.