Les règles essentielles de l’étiquette numérique pour les petites entreprises

Voici quelques conseils de bon sens pour une bonne étiquette numérique sur le lieu de travail.

Etiquette du courrier électronique

Les courriers électroniques sont un moyen de communication relativement formel au sein des entreprises, que ce soit entre employés ou entre un employé et un client. Il est préférable de garder un ton professionnel et de se rappeler qu’il y a toujours une chance que quelqu’un d’autre ait accès à la correspondance – maintenant ou dans le futur.

Pour commencer, gardez les informations personnelles et embarrassantes hors des courriels, car ils sont souvent archivés à des fins de documentation (et parfois légales).  ; Ensuite, n’utilisez les fonctions « répondre à tous » et « CC : » que lorsque c’est absolument nécessaire.

Étiquette des médias sociaux

Lorsque vous interagissez avec des clients sur les médias sociaux, il est important de se rappeler que vous avez affaire à de vraies personnes et que des choses simples comme dire « bonjour » et « merci » peuvent assurer des interactions positives avec vos adeptes.

Il devrait aller sans dire, mais toute publication sur des profils de médias sociaux doit être professionnelle et destinée à un public. Nous avons tous vu des histoires d’horreur où des entreprises ont dû retirer des posts et présenter des excuses officielles pour avoir dérapé. Ne laissez pas cela arriver à votre petite entreprise.

Résistez à la tentation d’utiliser la réponse automatique ou les DM automatiques sur Twitter. La plupart des utilisateurs trouvent cette pratique extrêmement ennuyeuse, et vous perdrez probablement des followers à cause d’elle. C’est encore plus irritant lorsque le message automatique ne contient rien d’autre qu’un argumentaire de vente ou un lien vers un produit.

Étiquette des smartphones

Pour la plupart, les smartphones sont utiles pour gérer une petite entreprise. Ils ont augmenté notre productivité de manière significative, mais ils peuvent aussi être de grandes distractions, en particulier pendant les interactions en face à face. Ne laissez pas votre smartphone ou votre tablette vous distraire lorsque vous parlez à des collègues, des fournisseurs ou des clients.  ; Sauf en cas d’urgence, vous devriez limiter les appels que vous prenez sur votre smartphone fourni par l’entreprise aux appels liés au travail uniquement.

Quand il s’agit de parler au téléphone pour des interactions avec le service client, consultez ces Compétences téléphoniques essentielles pour les propriétaires de petites entreprises.

Étiquette de la messagerie instantanée

La messagerie instantanée est une autre aide pour les communications au sein de votre petite entreprise, en particulier si vous avez des employés à distance ou si vous envoyez des équipes sur la route pour faire des présentations de vente ou des présentations lors de salons professionnels. N’oubliez pas que ces messages peuvent également être archivés. Gardez la conversation professionnelle et évitez autant que possible les raccourcis de messagerie instantanée, car ils peuvent prêter à confusion.

Étiquette informatique

Les ordinateurs portables et de bureau doivent être utilisés pour les activités professionnelles. Gardez à l’esprit que, dans de nombreux cas, votre ordinateur peut être utilisé par des collègues de travail et des responsables, c’est donc une mauvaise idée de laisser des documents et des photos personnels sur un PC professionnel. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise et que vous n’avez pas encore de politique d’utilisation d’Internet, c’est le moment d’en créer une.

La technologie continue d’évoluer, tout comme les règles spécifiques de l’étiquette numérique. Cependant, en cas de doute, vous serez en sécurité si vous vous souvenez simplement de la règle d’or.