Les délais légaux de conservation des documents dans une entreprise

Que ce soit une facture de fournisseur, des bulletins de paie, ou un registre comptable, la loi oblige les entreprises d’archiver les documents après un certain laps de temps. Si vous n’êtes pas en mesure d’apporter des preuves en cas de contrôle, vous vous exposez à une faute !

Le délai de conservation des documents

Tout d’abord en termes de comptabilité, le délai légal de conservation des documents est de 10 ans après la clôture de l’exercice. Nous faisons référence ici au compte de résultat, au livre d’inventaire ou encore au livre-journal.

Les documents fiscaux comme l’IR, le CFE, le BIC ou la TVA doivent être conservés pour une durée de 6 ans au moins à partir de la dernière opération.

Les bulletins de paie et les contrats de travail doivent être gardés pendant 5 ans au moins. Il en est de même pour les documents commerciaux comme le contrat commercial. Par contre, pour les bons de commande, il faut prévoir 10 ans.

Et les documents à jeter ?

Entre les documents que vous ne pouvez plus garder et ceux que vous devez supprimer après un certain laps de temps, une opération de désarchivage est nécessaire. Cependant, là encore, il faut être prudent, car la plupart des dossiers contiennent des informations importantes sur vous et vos salariés.

La loi oblige donc à entamer une destruction sécurisée des archives tout en respectant les obligations légales en vigueur.

Cela favorise une meilleure gestion des archives pour les entreprise.

La dématérialisation des documents

Depuis quelques années, maintenant, les autorités ont mis en avant la dématérialisation des données grâce à l’archivage à valeur probante. Par contre, il doit être possible de déterminer la personne dont elle émane et si les conditions sont regroupées pour en garantir l’intégrité.

Le livre des procédures fiscales permet même aux entreprises de présenter des preuves numérisées durant les contrôles fiscaux.

Par contre, pour qu’un document dématérialisé soit valable, il doit :

• Etre conforme à l’original ;
• Etre au format PDF ou PDF A/3 ;
• Etre horodaté.

Les diverses sanctions auxquelles on est exposé

En fonction des types de circonstances et des documents d’entreprise, des peines sont prévues :

• En termes de fiscalité, une amende de 10 000 euros peut être prononcée ;
• En matière commerciale, une amende de 9000 euros est prévue en cas de non-respect de la durée de conservation des données;
• En cas de contrôle de l’URSSAF, vous pouvez vous exposer à un redressement judiciaire.