Les avantages d’un logiciel de paie pour une petite entreprise

La gestion de paie peut être compliquée pour les entrepreneurs qui ne disposent pas de connaissances spécifiques dans le domaine. En fait, c’est un travail qui suit une réglementation stricte et qui implique de nombreuses démarches administratives comme la conception de bulletins de paie, le virement des salaires des employés, l’envoi de la déclaration sociale nominative, etc. Pour vous faciliter la tâche, il est conseillé d’utiliser un logiciel spécifique. Comment fonctionne cet outil informatique ? Quels sont les avantages de l’utiliser ? Comment choisir le logiciel qu’il vous faut ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Il s’agit d’un outil informatique vous permettant de gérer efficacement le traitement de la paie et les documents administratifs de vos employés. Autrement dit, vous pouvez utiliser le logiciel PayFit pour générer les fiches de paie en ligne et pour faire des déclarations sociales obligatoires. Il est important de bien paramétrer l’outil afin d’automatiser certaines tâches. Il existe deux types de configurations au choix, à savoir :

monoposte : vous n’avez qu’à installer la licence sur les appareils de votre société ;
en mode SaaS : les données sont stockées sur les serveurs de l’éditeur. Par conséquent, vous avez besoin d’une connexion Internet pour l’utiliser.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par un logiciel de paie ?

Le logiciel de paie est composé de nombreux modules vous donnant la possibilité de faire le calcul des salaires, des congés payés, des heures supplémentaires, des primes et des indemnités. Il permet également de générer automatiquement les bulletins de paie, les déclarations sociales et les attestations, en fonction des paramétrages nécessaires. Voici les autres fonctionnalités offertes par la majorité des logiciels de paie :

l’édition, la dématérialisation et l’archivage des fiches de paie ;
la transmission des déclarations sociales obligatoires ;
l’établissement des documents administratifs comme les certificats de travail, les attestations Pôle emploi, etc. ;
l’intégration des écritures comptables de manière automatique ;
la tenue du registre des salariés ;
le suivi des employés ;
la modification des tableaux de bord ;
la préparation et l’assistance lors des contrôles URSSAF, etc. ;
certains outils offrent des fonctionnalités spécifiques comme la veille réglementaire et juridique, la gestion des entretiens professionnels et des notes de frais.

Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?

Voici les avantages d’utiliser un logiciel de paie :

Gagner du temps

Il permet de suivre les heures travaillées, les absences et les congés payés. De plus, il facilite la gestion des éléments variables de paie et assure la mise à jour en temps réel de la masse salariale.

Plus économique et maîtrise de votre processus de paie

Si votre budget est assez serré, vous pouvez opter pour l’utilisation d’un logiciel de paie. En plus d’économiser de l’argent, cela vous permettra d’avoir une totale maîtrise de vos données de paie, de vos déclaratifs ainsi que de vos workflows.

Fiabilité du processus de traitement de paie

Les informations sont centralisées dans une seule base de données, ce qui limite les problèmes liés à la ressaisie des informations sociales. Cela améliore également la communication entre les différents services de votre entreprise.

Automatisation des déclarations sociales

Le logiciel de paie est en mesure de calculer les taux d’imposition de chaque collaborateur. Pour ce faire, le système génère des formulaires en fonction des informations relatives aux salariés. Dans ce contexte, les cases concernant le dépôt des impôts et les autres cotisations sociales sont pré-remplies.

Veille juridique

Les juridictions locales et internationales dans le domaine financier changent en permanence. Heureusement, le logiciel de paie vous donne la possibilité d’évaluer la véracité de votre travail par rapport aux règlementations mises en vigueur. Cela réduit les risques de pénalités, de jugements, de poursuites, d’amendes, etc.

Sécuriser vos données

Les bulletins de salaire de vos employés sont considérés comme des données sensibles. Par conséquent, ils doivent rester confidentiels. Avec le logiciel de paie, toutes ces informations sont stockées dans un coffre-fort numérique. Cela limite considérablement les pertes et les vols de données.

Logiciel de paie : comment faire son choix ?

Voici les éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de paie :

L’ergonomie

Il est important de choisir un logiciel de paie ergonomique. Dans ce contexte, il doit être facile à paramétrer pour qu’il puisse s’adapter aux caractéristiques de votre société. Privilégiez également un logiciel de paie facile à utiliser et intuitif. Ainsi, vos employés ne seront pas obligés de suivre une formation pour parvenir à le manipuler.

La notoriété de l’éditeur du logiciel de paie

Vous devez vous assurer que l’éditeur du logiciel de paie soit reconnu et fiable. Il faut que l’outil informatique soit mis à jour régulièrement afin de prendre en compte les dernières évolutions législatives concernant la paie.