Le rôle du comité de pilotage dans la gestion de projet

Dans le cadre de la réalisation d’un projet, différents facteurs permettent d’atteindre les objectifs fixés. L’un d’eux est le comité de pilotage dont le but est de s’assurer de la réussite du projet. Cette instance est indispensable et se compose d’un certain nombre de personnes qui doivent périodiquement se réunir pour débattre des solutions à envisager pour garantir l’évolution des activités. Rôles, composition, responsabilité, avantages, on vous dit tout ce que vous devez savoir sur le comité de pilotage d’un projet.

Qu’est-ce qu’un comité de pilotage ?

Aussi connu sous le nom de COPIL, de steerco ou de steer committee, le comité de pilotage est au cœur du développement d’un projet.

Définition

Il s’agit d’un ensemble stratégique qui regroupe les cadres de haut niveau impliqués dans l’organisation d’un projet. Les réunions réalisées visent à s’assurer du bon déroulement du projet, c’est-à-dire l’avancement des travaux, le respect des délais, l’atteinte des objectifs, etc. À noter que les coûts financiers représentent également un point sur lequel les membres du comité se prononcent lors des rassemblements.

En ce qui concerne la tenue des réunions, elles ont lieu de manière occasionnelle, généralement lorsque le besoin se fait sentir. En effet, le comité peut se réunir spécialement pour l’attribution des prises de décision du COPRO ou si les équipes rencontrent quelques difficultés dans l’exécution des tâches.

Rôles du comité de pilotage

Si la mise en place d’un tel comité est cruciale, c’est en raison de l’importance de son rôle. En effet, le rôle du COPIL est en premier lieu de veiller à la bonne gestion de votre projet. Grâce à ses différentes interventions, la collaboration entre l’entreprise et le client est beaucoup plus facilitée. Cela optimise l’avancement des travaux et par conséquent l’atteinte des objectifs, et ce, dans le respect des délais impartis. Le comité de pilotage joue plusieurs rôles à différents niveaux de la vie d’un projet.

En début du projet, l’instance se charge de définir chacun des objectifs en jeu et se prononce également sur les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. Le comité désigne ensuite les équipes qui devront intervenir et énumère les tâches qui leur seront affectées. Il s’occupe de la planification en définissant les étapes, les échéances et valide les choix stratégiques et décisions prises par le chef de projet. Il s’agit entre autres de l’allocation des ressources, des budgets, du périmètre du projet, etc. Il revient aussi au COPIL d’analyser les avancées du projet et les résultats. En cas de problème, une réunion peut être programmée pour décider des démarches à entreprendre pour corriger le tir.

Comment choisir les bonnes personnes pour votre COPIL ?

Pour que le projet soit parfaitement mené à son terme, vous devez choisir les bonnes personnes pour votre comité de pilotage.

Les critères de choix des membres du COPIL

Le choix des membres d’un comité de pilotage ne se fait pas au hasard. Comme nous l’expliquions, ils doivent faire partie de l’organisation et occuper un poste important. En général, les membres sont sélectionnés après une concertation entre le sponsor du projet et le chef de projet. Vous devez veiller à ce que les personnes choisies aient de l’autorité, mais aussi de l’influence. Il est aussi essentiel que leur poste leur confère un pouvoir décisionnel.

Par ailleurs, nous vous conseillons également de choisir des personnes spécialisées dans les domaines en rapport avec le projet. S’ils disposent d’une bonne expérience, cela représente un atout pour l’atteinte des objectifs.

Qu’en est-il de la composition du comité de pilotage ?

Tout d’abord, on retrouve le sponsor du projet ou le maître d’ouvrage. Le maître d’ouvrage supervise et soutient le chef de projet. Il détaille les différents besoins du client, ce qui facilite la conduite du projet. Le maître d’ouvrage est aussi celui qui prend les décisions importantes et procède aux arbitrages. Les réunions s’effectuent sous son autorité.

Ensuite, il y a le maître d’œuvre (aussi appelé chef de projet). Le chef de projet est celui qui conduit le projet. Il offre un accompagnement aux équipes en leur donnant des directives. Durant les réunions, il anime le comité et présente l’avancée du projet. Il prend note des décisions prises en vue de les mettre à exécution.

En dehors du maître d’œuvre et du maître d’ouvrage, le comité de pilotage compte également d’autres membres formant une équipe transverse. Ces derniers sont pour la plupart des représentants des différents métiers qui sont impliqués dans votre projet. Il s’agit entre autres du responsable technique, marketing, commercial, etc. Le responsable financier et celui de production font aussi partie du comité de pilotage. L’expertise de chacun de ces intervenants offre une vision plus juste et globale du projet.

L’efficacité du COPIL dépend donc de sa composition, en l’occurrence des compétences de ses membres.

Les responsabilités du comité de pilotage

Comme vous le savez déjà, il est de la responsabilité du comité de pilotage de veiller au bon déroulement du projet, et ce, depuis le lancement des activités jusqu’à l’achèvement.

La fixation des objectifs à court et long terme et la répartition des tâches

Avant le lancement du projet, le comité de pilotage fixe les objectifs à atteindre, mais aussi les tâches quotidiennes qui seront effectuées de manière stratégique pour les réaliser. Ces missions à court terme sont réparties entre les équipes qui disposent d’un délai pour les finaliser. Cette planification requiert l’intervention de toutes les parties prenantes du projet, en l’occurrence les experts de chaque domaine.

La gestion optimale des ressources

En plus de fixer les objectifs, le comité se charge de contrôler les ressources allouées aux équipes. L’une des responsabilités les plus importantes du COPIL est de veiller à la gestion optimale du budget. Le but étant de réduire au maximum les dépenses.

La surveillance de la qualité des prestations et le respect des délais

Le comité se charge de veiller à la qualité des prestations. C’est d’ailleurs là tout l’intérêt de choisir des membres experts dans leur domaine respectif. Pour ce qui est des délais, le suivi réalisé par le comité permet de s’assurer que les objectifs fixés seront atteints dans les temps.

Enfin, il est aussi de la responsabilité du COPIL de faire face aux situations d’urgence qui peuvent survenir, en trouvant les meilleures solutions sans compromettre la réalisation du projet.

Quelques conseils pour travailler avec un COPIL

Vous prenez certainement la bonne décision en travaillant avec un comité de pilotage. Cela dit, les conseils suivants vous seront utiles.

Conviez les bonnes personnes et planifiez les réunions à l’avance

Comme nous l’avions expliqué, il est important de bien choisir les membres du comité, mais ce n’est pas tout. Nous vous conseillons également de procéder à des mises à jour tout au long du projet. De même, il est préférable de réduire au maximum la liste des participants. Le but étant d’éviter que vos réunions débordent.

En ce qui concerne les réunions, il est préférable de les planifier à l’avance, car les membres sont la plupart du temps très sollicités. Les invitations peuvent être envoyées par mails pour faciliter la tâche. L’envoi des invitations se fait au moins 48 h avant le jour de la tenue de la réunion. Le courrier doit comporter les points essentiels sur lesquels va porter le rassemblement.

Soignez la présentation et obtenez l’appui du sponsor de projet

Il est important que les présentations du comité de pilotage soient synthétiques et claires. Les informations doivent être présentées de sorte que le chef de projet puisse aborder les points essentiels sans entrer dans tous les détails opérationnels.

Avant la tenue de la réunion, il est conseillé d’informer le sponsor sur les sujets critiques de la présentation. Cela permet au chef de projet d’avoir l’appui du sponsor sur différents points comme les alertes et difficultés à communiquer durant la réunion et les éléments ayant besoin d’une prise de décision ou d’arbitrage. L’objectif est de structurer et de mieux cadrer le déroulement du COPIL.

Enfin, nous vous conseillons également de gérer les participations en amont, de respecter le cadre des réunions et de faire un compte rendu après chaque rassemblement.

Les avantages d’avoir un comité de pilotage

Mettre en place un comité de pilotage n’est pas qu’une formalité. Le rôle que joue cette instance dans la concrétisation d’un projet est d’une importance capitale. Avoir un comité de pilotage augmente considérablement les chances de réussite de votre projet, cela pour différentes raisons. En effet, en définissant les objectifs, en veillant à leur réalisation et en gérant de façon optimale les ressources, le comité guide le projet dans son ensemble en limitant les dépenses.

La constitution d’un COPIL aide aussi à mieux gérer les risques et faire face aux difficultés d’un projet, ce qui favorise l’avancement rapide de celui-ci. Enfin, dans la réalisation d’un projet, il n’est pas rare d’être confronté à des points de blocage. Il peut s’agir d’un changement de périmètre, de conflits liés à l’utilisation des ressources ou encore des contraintes susceptibles d’avoir un impact sur les coûts, mais aussi sur les délais et qualité. Le comité de pilotage permet de prendre les bonnes décisions face à chacune de ces situations pouvant ralentir la réalisation du projet.