Événement pro : rédigez bien vos lettres d’invitation

De nombreuses raisons peuvent amener une entreprise à organiser un événement d’entreprise. Que ce soit un séminaire, une conférence ou une soirée de lancement d’un nouveau produit, il est essentiel de faire connaître l’événement afin d’avoir un grand nombre de participants. Pour que votre communication soit efficace et suscite l’intérêt de vos convives, vous devez bien rédiger vos lettres d’invitation.

Comment rédiger une lettre d’invitation à un événement pro ?

Les invitations sont très importantes pour la tenue d’un événement professionnel, que ce dernier soit organisé pour vos clients ou vos collaborateurs. Pour rédiger une lettre d’invitation, il n’est pas toujours facile de trouver les mots justes et les bonnes formules. Il existe pour cela des exemples de lettres d’invitation que vous pouvez trouver sur des sites qui proposent de nombreux modèles de lettres gratuits. Vous pourrez vous en inspirer pour inciter les participants potentiels à s’inscrire et à se présenter à l’événement. Il y a par ailleurs des astuces qui vous aideront à rédiger une bonne lettre d’invitation professionnelle.

Mentionnez les éléments importants de l’événement

Qu’elle soit sur papier ou par voie électronique, une lettre d’invitation doit séduire. Certains éléments doivent pour cela nécessairement y figurer, à savoir :

• le logo de votre entreprise (il est important de le positionner en haut de l’invitation, afin de bien le mettre en avant),
• le type d’événement (séminaire, conférence, soirée d’entreprise ou cocktail, les invités doivent connaître l’objet de l’invitation),
• une image (le visuel est d’une importance capitale, que vous ayez choisi une option papier ou électronique),
• les détails logistiques de l’événement (le lieu, l’adresse, le nom de la salle, le jour et l’heure de l’événement sont à communiquer de manière exacte),
• le programme de l’événement (pour donner des informations précises et complètes).

Le mode d’inscription est en outre un élément important à insérer dans votre lettre d’invitation. Il s’agit du moyen par lequel les invités pourront confirmer leur venue. Il vous revient de choisir le mode d’inscription le plus efficace pour votre cible. Il peut s’agir d’une réponse par téléphone ou par email. N’hésitez pas à mentionner la date limite d’inscription pour mettre un accent sur l’aspect urgent de votre événement. Cela donnera envie aux participants potentiels de s’inscrire sans attendre. Pour faire la différence, vous pouvez également y joindre un plan d’accès pour permettre aux invités d’avoir toutes les informations GPS sous la main.

Soyez clair et concis

Pour capter l’attention du destinataire et lui communiquer les détails pertinents de l’événement, votre invitation doit être rédigée de manière claire, concise et brève. Il ne s’agit pas d’insérer le maximum d’informations. Plus il y a de données, moins le destinataire les retiendra. L’idéal est de trouver un titre d’introduction qui annonce l’événement et de véhiculer l’essentiel du message.

Choisissez le bon format d’envoi

L’envoi par email est l’option la plus choisie par la majorité des entreprises, parce qu’elle est beaucoup plus économique. Vous n’aurez pas de coûts liés à l’impression de papiers ni à l’envoi du courrier. De plus, le format électronique présente un impact écologique minimal. Il est toutefois possible d’envoyer vos lettres d’invitation sous format papier. Il faudra dans ce cas choisir l’envoi par la poste ou la remise en mains propres. S’il s’agit d’un événement haut de gamme, la remise en mains propres sera plus appropriée.

Comment adapter l’invitation à chaque type d’événement ?

Pour rédiger une invitation, il est important de choisir un phrasé qui reflète le niveau de formalité de l’événement. Vous devez donc écrire de manière formelle pour un événement professionnel et utiliser un style détendu et amical pour des festivités en dehors de ce cadre.

La rédaction d’une lettre d’invitation à un séminaire

Quel que soit le motif pour lequel vous organisez un séminaire d’entreprise, votre lettre d’invitation est le moyen par lequel vous devez donner une bonne impression. Pour cela, votre en-tête doit faire apparaître votre logo et l’identité visuelle de votre entreprise. Cela permettra au destinataire d’identifier immédiatement l’objet de la lettre. Vous devez ensuite mentionner toutes les informations nécessaires à la tenue de l’événement. N’hésitez pas à surprendre les potentiels participants, en présentant l’activité phare du séminaire. Quant au ton à utiliser, il dépend de votre culture d’entreprise et du thème choisi. Il faudra utiliser un ton soutenu, s’il s’agit un événement formel ou d’un événement culturel de grande envergure comme le Festival de Cannes. Pour une manifestation sportive, il est possible de proposer quelques jeux de mots.

Les invitations pour une inauguration

Pour vos invitations à une inauguration, qu’elles soient en version papier ou digitale, il est conseillé d’utiliser la même charte graphique que pour votre vitrine. Vous devrez ensuite adapter les messages selon le type d’inauguration. Pour ce genre de lettre, il convient d’écrire peu de texte et d’insérer beaucoup d’images. S’il s’agit de l’inauguration d’un restaurant par exemple, l’insertion d’images de plats gastronomiques est une très bonne idée. Cela donne la possibilité de mettre votre marque en valeur, mais aussi d’attiser rapidement la curiosité des invités. Le ton à utiliser est le plus souvent formel. Pour annoncer cette inauguration sur votre site, vous pouvez être moins solennel dans le texte qui accompagne vos posts.

Invitez vos partenaires à des salons pros

Tout comme les autres types d’événements, l’invitation de vos partenaires à un salon professionnel repose sur les informations essentielles. Le message ne doit toutefois pas seulement fournir des informations, mais il doit aussi susciter l’intérêt de vos destinataires. Il est possible de mentionner le nom et le prénom de votre invité dès les premières lignes pour marquer la proximité. De cette façon, le destinataire se sentira directement concerné et sera plus susceptible de répondre à votre invitation. Vous pouvez aussi mentionner tout cadeau ou jeu-concours, ainsi que toute offre promotionnelle que vous organisez. Pour l’inciter à passer à l’action et à confirmer rapidement sa présence, vous avez la possibilité d’inclure un élément d’urgence comme un nombre limité de places ou une date butoir par exemple.

Exposition : comment inviter pour un vernissage ?

Pour inviter des personnes à une exposition ou à un vernissage, il est recommandé de proposer une invitation sous la forme d’une lettre soignée ou d’un carton d’invitation. N’hésitez pas à rédiger un contenu sobre, tout en y mettant les informations utiles de manière claire et précise. Il existe également sur internet de nombreux modèles de lettres d’invitation pour convier des connaissances à une exposition. Vous pouvez alors vous en inspirer pour créer la vôtre. Pourquoi ne pas opter pour la personnalisation ? C’est la clé de toute bonne stratégie marketing.