Créer et faire vivre son fichier prospects

La création et la gestion d’une base de données prospects et clients sont des étapes incontournables pour réaliser ses objectifs commerciaux et développer son activité.

1/ La création du fichier prospects

Les informations concernant ces prospects peuvent être obtenues suivant plusieurs méthodes. Le choix va donc dépendre de la stratégie adoptée par chaque entreprise ainsi que de son budget. Parmi les méthodes de recherche de prospects, nous allons vous définir les trois méthodes les plus efficaces pour créer son fichier prospects. Attention, avant de créer votre fichier maison, faites une déclaration préalable à la CNIL (Commission nationale Informatique et Libertés). Si vous oubliez cette formalité, vous serez passible de poursuites judiciaires.

L’annuaire

Cette méthode consiste à extraire gratuitement des données sur les pages jaunes. Cet annuaire professionnel permet d’avoir en quelques instants la liste des entreprises concernées par votre domaine d’activité avec leurs contacts (adresse, numéros de fax, numéros de téléphone et même adresses mail pour quelques-uns). Il suffit de saisir votre activité, la région et le département concerné et vous obtiendrez toutes les informations y afférent en un clic. Pour créer votre base de données, il suffit d’exporter ces informations dans un fichier Excel ou dans un logiciel de Gestion de la Relation Client (CRM en anglais).

Les salons professionnels

Que vous soyez exposant ou visiteur, les salons professionnels sont de véritables sources d’information pour renflouer votre base de prospects en quelques jours. Si vous venez en tant que visiteur, il est important de récupérer à l’avance la liste des exposants, de préparer la liste de ceux que l’on souhaite approcher, sans oublier de se munir des cartes visites nécessaires.

Par ailleurs, si on est un exposant au salon, il y a lieu de préparer un support pour prendre toutes les informations relatives à chaque visiteur intéressé (nom, contact téléphonique, adresse courrier, adresse mail, profession, âge, etc.). Les salons peuvent également ouvrir les portes pour de nouveaux partenariats.

La prospection directe

Cette action, vieille comme le monde, consiste à trouver des prospects en direct par du démarchage. Aujourd’hui, avec les nouveaux outils internet comme les réseaux sociaux, il est bien plus facile de prospecter en direct. Ces réseaux sociaux qui comptent plusieurs millions de membres comme Viadeo ou Linkedin sont des opportunités incroyables à ne pas rater pour enrichir votre base de contacts qualifiés.

En saisissant vos critères de recherche sur leur site, vous obtiendrez une liste des personnes concernées avec leur pays, leur fonction, leur coordonnée mail.

Par ailleurs, il existe également d’autres manières de trouver des prospects comme la location ou l’achat de fichiers, les jeu-concours, le marketing de contenu ou encore le networking à travers le réseau des anciens diplômés ou les associations professionnelles.

2/ La gestion du fichier de prospect

Après avoir enrichi sa base de contacts, il faut procéder à l’étape suivante : la gestion du fichier prospects. C’est-à-dire de les contacter pour se présenter, obtenir un rendez-vous et vendre ses produits et services. Plusieurs méthodes peuvent être adoptées pour cette deuxième étape.

Le contact téléphonique

À partir des informations enregistrées dans la base de données, le commercial procédera au contact de chaque prospect pour proposer un rendez-vous pour mener un entretien ou de suite proposer un produit si l’on connaît déjà les besoins du client. Il renseignera donc son fichier avec les informations obtenues. Il programmera ainsi les entretiens suivant les rendez-vous obtenus ou effectuera des relances pour les clients injoignables ou indisponibles lors des précédents appels.

L’e-mailing

Cette méthode consiste à envoyer des emails pour les prospects. Il suffit de préparer le texte à envoyer à tous les prospects de même catégorie. Cependant, s’il s’agit de personnes importantes, il convient de personnaliser chaque mail. La mise en place d’un tableau de suivi s’avère nécessaire pour insérer les réalisations effectuées et procéder à des relances si nécessaire. Cette méthode est vraiment efficace. Je l’utilise d’ailleurs régulièrement avec ma société de développement informatique et je peux vous dire que les résultats sont probants. 

L’envoi de lettres

Tout comme l’e-mailing, il s’agit d’envoyer des messages personnalisés à chaque prospect, mais cette fois par voie postale. De nos jours, à l’ère des nouvelles technologies où le courrier physique n’est plus vraiment utilisé, envoyer une lettre personnalisée peut s’avérer être une stratégie payante, surtout pour les prospects et clients importants.

Pour être plus attractif, vous pourrez joindre à vos lettres des flyers sur les produits pouvant intéresser le prospect. Cependant, attention aux coûts qui peuvent grimper très vite.

Vous avez vu que fichier prospect est un outil essentiel pour le développement de votre activité. Et vu que la base de données prospects fait partie de votre fonds de commerce, il est primordial de l’enrichir, de le mettre à jour régulièrement et surtout, le plus important, de le sauvegarder !