Comment créer un dossier de presse pour votre entreprise

Un dossier de presse est une collection d’images, de fiches d’information, de logos, de vidéos et d’autres actifs ainsi que des informations factuelles sur votre entreprise. Il fournit tout ce dont un journaliste pourrait avoir besoin comme informations de base pour écrire un article sur votre entreprise.

Comme son nom l’indique, un dossier de presse – parfois appelé kit média – est utile aux journalistes et aux médias. Et c’est une partie essentielle de vos relations publiques et une aide utile pour faire parler de votre entreprise dans les médias.  Mais quels sont les éléments qui composent le dossier de presse parfait pour que votre petite entreprise obtienne la publicité dont elle a besoin pour réussir ?

Format de votre dossier de presse

Votre dossier de presse est constitué d’informations et, aujourd’hui, ces informations sont surtout fournies sous forme électronique. Il peut également s’agir d’un paquet imprimé, mais l’impression est plus rare aujourd’hui.

Pour un dossier de presse électronique :

• La plupart des entreprises fournissent des informations et des liens sur leur site Web vers des logos, des vidéos, des photos, des fiches d’information, des biographies de la direction, d’autres couvertures de presse et des éléments supplémentaires.
• Les liens et les actifs du dossier de presse sont rassemblés sur une page Presse, un centre média ou une page À propos du site Web de l’entreprise.
• La page ou la section Web est publique, de sorte que les visiteurs et les journalistes peuvent trouver et télécharger ce dont ils ont besoin.

Bien sûr, vous pouvez toujours envoyer par courriel des informations sous forme de diaporama PowerPoint ou de PDF (plus d’infos sur split pdf ), sur demande. Ou envoyez simplement des fichiers comme votre logo, des images de produits et des documents si cela est demandé. Certaines grandes entreprises disposent de centres de presse privés nécessitant un mot de passe qui n’est fourni qu’après qu’un journaliste les ait contactés.

Pour la plupart des petites entreprises, il est préférable que votre dossier de presse soit aussi libre-service que possible.Ce qui veut dire, chargez une bonne sélection de matériaux de dossier de presse en ligne et faites en sorte qu’ils soient accessibles sur une page web publique ou une section de votre site web – sans mot de passe. Mettez à jour votre dossier de presse tous les six mois (ou plus tôt) pour garder les matériaux frais.

Ce que votre dossier de presse doit avoir

Les dossiers de presse ont besoin de plusieurs composants pour être efficaces. Fondamentalement, votre kit de presse doit inclure tout ce dont les journalistes peuvent avoir besoin pour couvrir votre entreprise. Comme chaque histoire est différente, cela peut englober un large éventail de catégories. Voici quelques éléments importants pour raconter une histoire de marque puissante qui peut intéresser tout média ou créateur de contenu avec lequel vous envisagez de travailler.

1. Historique de l’entreprise

Votre dossier de presse doit permettre aux médias de trouver facilement des informations de base sur votre organisation. Incluez l’histoire de votre entreprise, l’énoncé de sa mission, ses sources de financement et toute autre information sur l’entreprise qui serait pertinente pour une couverture médiatique potentielle. Ceci est souvent utilisé pour compléter les informations de base sur votre entreprise vers la fin d’un article ou d’un reportage.

2. Biographies de l’équipe

Votre équipe peut également être pertinente pour les articles de presse potentiels. C’est particulièrement vrai si l’un d’entre eux prévoit de donner des interviews sur votre entreprise ou sur des sujets tendances dans votre secteur. En gros, ces bios doivent ajouter de la crédibilité en offrant leurs qualifications et leurs réalisations en un seul petit texte. Incluez les biographies de votre fondateur ou cofondateur, du conseil d’administration et de l’équipe de direction. Vous pouvez également inclure les coordonnées du personnel chargé des relations avec les médias.

3. Communiqués de presse importants

Vous envoyez probablement un communiqué de presse chaque fois qu’un nouveau produit est lancé ou que quelque chose change dans votre entreprise. En plus de les envoyer directement aux membres de la presse et/ou sur sur des sites de distribution de communiqués de presse, vous devriez tout de même en inclure une sélection dans votre dossier de presse. Il peut s’agir de documents complets ou en format PDF. Incluez tout communiqué de presse qui met en avant les valeurs, les produits, les services ou l’équipe de direction de votre entreprise. Accordez une attention particulière à tout communiqué de presse dont le contenu a eu un impact majeur sur la trajectoire de votre entreprise. Veillez à inclure l’adresse e-mail, les profils de médias sociaux et d’autres informations de contact de votre équipe de relations publiques.

4. Fiches d’information sur les produits ou services

Il y a de fortes chances que tout contact médiatique auquel vous envoyez votre dossier de presse soit intéressé par les produits ou services que vous proposez. Une simple fiche d’information devrait leur donner tous les éléments dont ils ont besoin pour couvrir vos offres. Par exemple, si votre entreprise vend un logiciel, les puces doivent inclure la date de lancement, les caractéristiques, le prix et la proposition de valeur. Si votre entreprise vend un service comme une étude de marché, incluez le fonctionnement du processus et toute information sur les prix dans votre fiche d’information.

5. Études de cas

Les études de cas peuvent fournir une preuve sociale aux contacts médiatiques sur la façon dont votre produit ou service aide les clients. Cette section devrait expliquer le problème du client, expliquer comment votre produit ou service a aidé, puis exposer le résultat. Par exemple, un consultant en affaires pourrait expliquer comment il a aidé ses clients à développer leurs activités. Ou un service de génération de pistes pourrait expliquer comment ses pistes ont augmenté les revenus de certains clients. Ajoutez-en une poignée à sa propre section de votre kit média pour que les journalistes puissent facilement les tisser dans un article.

6. Informations de contact

Les kits média doivent également faciliter la couverture de votre entreprise par les organes de presse. Cela signifie qu’il faut faire en sorte qu’il soit facile de les joindre pour leur poser des questions. Incluez les noms, adresses et numéros de téléphone des membres de votre équipe de relations publiques. Vous devez également inclure une adresse électronique et, éventuellement, des adresses de médias sociaux pour que les gens puissent vous contacter facilement en ligne. Incluez une liste complète dans votre dossier de presse. Et indiquez quels représentants doivent être contactés dans des cas spécifiques. Par exemple, un membre de votre équipe peut faciliter les entretiens avec votre équipe de direction. Et un autre peut offrir des informations sur les produits ou le service.