Comment contrôler la délégation dans votre organisation ou de la part de vos subordonnés ?

Le contrôle est l’évaluation de l’activité déléguée pour s’assurer qu’elle est réalisée de manière sûre et compétente au regard des exigences et des normes fixées.

Plusieurs stratégies peuvent être utilisées pour contrôler ou évaluer la performance des rôles délégués. En voici quelques exemples :

Quelques stratégies pour surveiller la délégation

Observation directe : L’observation directe des membres de l’équipe et de leurs superviseurs par le processus de hiérarchie analytique est essentielle car elle permet de s’assurer que ; Le superviseur désigné est suffisamment compétent pour assumer les rôles assignés L’activité assignée est réalisée de manière appropriée et est conforme aux normes et aux instructions établies La modification des activités ou des instructions est effectuée selon les besoins Les résultats sont conformes aux souhaits Un soutien supplémentaire ou additionnel est fourni pour l’achèvement de la tâche ou le développement Les normes de sécurité et la qualité du projet sont maintenues Tout retour d’information de l’équipe est examiné et les mesures nécessaires sont prises pour améliorer la performance et la production 

Utilisation des mails : le niveau d’automatisation monte d’un cran avec les mails. La plupart des managers préfèrent les mails outlook où les tâches déléguées sont au même endroit que la  » to do list  » pour un examen facile. Le champ de la tâche est défini avec trois colonnes ; la première colonne portant la ‘catégorie de la tâche’, la deuxième colonne ; le nom de la personne à laquelle la tâche est attribuée et les rôles de la tâche et la dernière colonne ; les dates d’échéance comme indiqué ci-dessous.

Utilisation des journaux : Par rapport aux autres solutions automatisées, les journaux sont les solutions les plus low tech et les plus simples. Les pages du journal sont divisées en trois colonnes. La première colonne porte la date à laquelle la tâche a été effectuée, la deuxième colonne est le nom de la personne à qui la tâche a été assignée et la tâche à accomplir et dans la dernière colonne la date d’échéance. 

Utilisation du système de gestion des tâches : Par rapport aux autres méthodes de suivi, le gestionnaire de tâches est l’outil le plus recommandé. Quelle que soit la taille du projet, un bon système de gestion des tâches doit être concis, direct et simple. Il doit également être capable de : Fournir des outils d’analyse ou de calcul Recueillir des informations pertinentes Alerter le gestionnaire et les membres de l’équipe des tâches qui approchent de l’achèvement ou des délais et de celles qui dépassent l’allocation budgétaire entre autres questions Permettre à l’équipe et au gestionnaire d’entrer des données pertinentes pour le calcul.

Stratégies et conditions de surveillance pour surveiller la délégation 

En plus de tenir compte de la nature de la tâche, les méthodes de surveillance appropriées dépendent de nombreux facteurs ; tels que les paramètres environnementaux, les aptitudes des membres de l’équipe et les compétences. Pour déterminer les conditions de surveillance, le processus de hiérarchie analytique doit tenir compte de la nature de la tâche à accomplir ; de sa complexité et de sa gravité par rapport aux questions de risque.

Lors de la surveillance, il est important de ne pas faire de la microgestion. Au lieu de cela, vérifiez les délais et les étapes, les allocations budgétaires et la qualité de la production du travail, mais tout cela conformément aux paramètres convenus et fixés. Un bon manager identifie les problèmes qui ne peuvent pas être gérés et apporte des solutions.

Encore, renseignez-vous toujours sur l’avancement du travail et au lieu d’inspections surprises, faites des séances de contrôle régulières. Surtout, ne soyez pas un manager acariâtre votre rôle est de superviser la situation dans son ensemble. Les petits détails devraient être laissés aux superviseurs pour leurs propres jugements. Pour surveiller la délégation, vous devez vous en tenir aux points de contrôle réguliers que vous avez initialement mis en place dans votre plan de suivi.

Après la délégation, la responsabilité et l’autorité sont transférées à une autre partie qui restera responsable de tout ce qui se passe En relation avec le projet ou les tâches assignées.  Se mêler trop du travail assigné n’est pas approprié car cela sera de la microgestion. Pour un suivi réussi, il faut donc obtenir un équilibre entre l’abdication et la microgestion. Il convient également d’observer les points suivants:

Attribution claire des tâches : pour un suivi efficace des tâches et la réussite de leur réalisation, l’attribution claire des tâches doit être une priorité. Identifier qui correspond à quel rôle par rapport aux aptitudes, connaissances et compétences

Chaque membre de l’équipe doit comprendre sa responsabilité dans la réalisation de l’objectif global de l’organisation. Une communication efficace doit être utilisée pour encourager les membres de l’équipe et leur poser des questions concernant les tâches assignées. Vous devez examiner et surveiller la délégation afin d’en assurer la réussite en vérifiant régulièrement, en fournissant un soutien et des conseils continus et en montrant votre appréciation.

Une bonne compréhension des tâches doit à nouveau être assurée en fournissant des informations pertinentes sur le type de tâche, le délai et les résultats attendus. Que les tâches soient assignées verbalement, par courriel ou par un logiciel de gestion des tâches, des informations complètes doivent être fournies. Soyez à l’écoute d’éventuels changements d’affectation et obtenez une reconnaissance claire que l’équipe accepte la responsabilité

Autorité aux membres de l’équipe : La responsabilité entraîne l’autorité. Les membres de l’équipe à qui les tâches ont été assignées doivent recevoir le niveau d’autorité nécessaire à la réalisation des tâches. Un équilibre adéquat doit être obtenu car il ne faut pas donner trop d’autorité et trop peu pourrait limiter certaines actions essentielles à la réalisation des tâches. 

Système de récompense établi : Les conséquences positives et négatives doivent être bien communiquées aux membres de l’équipe, tout travail est bien fait doit être récompensé même si ce n’est pas en termes monétaires. En effet, les récompenses sont motivantes et ne feront que pousser les membres de l’équipe à travailler plus intelligemment pour atteindre des objectifs plus élevés. Cela les rend également responsables de leurs actions.