Cartographie des processus : Nos 7 conseils pour concevoir une carte des processus efficace

Les cartes des processus d’entreprise sont un élément clé de tout système de gestion d’entreprise. Ce sont les organigrammes qui vous aident à visualiser les procédures qui constituent l’ensemble de vos opérations.

Les entreprises utilisent souvent ces cartes de processus dans le cadre de leur stratégie de gestion de la qualité. Publiées sur un intranet et utilisées comme une ressource partagée, elles peuvent démontrer clairement la manière dont chaque tâche dans une entreprise doit être effectuée et aider à standardiser votre approche du développement et de la production. Pour en savoir plus, lisez cet article.

Elles peuvent être utilisées à des fins de formation par les nouveaux arrivants ou les membres du personnel en place, afin de « compléter » leur compréhension des procédures internes et des meilleures pratiques. L’une des exigences des normes ISO 9001 et ISO 13485 est de rendre ces diagrammes facilement accessibles à la main-d’œuvre. Ils sont essentiels, non seulement pour assurer la qualité et la cohérence de votre production, mais aussi pour faciliter l’amélioration continue de tous vos processus d’entreprise.

Comment créer une carte des processus d’entreprise ?

La méthode de création de ces cartes est extrêmement importante.

Elle peut faire la différence entre les cartes des processus qui définissent « la façon dont vous faites les choses » en tant qu’entreprise et les cartes des processus qui sont inutiles, théoriques et auxquelles on ne se réfère plus jamais.

Dans ce billet, nous nous appuyons sur l’expérience des entreprises et des consultants en qualité avec lesquels nous avons travaillé au fil des ans pour formuler quelques recommandations sur la meilleure façon de cartographier vos processus d’entreprise et d’en faire un élément essentiel de votre système de gestion de la qualité :

7 conseils pour une cartographie des processus d’entreprise plus efficace

Utilisez un stylo et du papier. Même si vous travaillez dans le secteur de la haute technologie, vous pouvez commencer la cartographie des processus d’entreprise d’une manière assez peu technique. N’essayez pas de commencer immédiatement la cartographie dans Visio, Powerpoint ou Word. Commencez aussi simplement que possible avec un stylo et un tableau à feuilles mobiles, cela vous aidera à prendre du recul et à regarder votre processus dans son ensemble au fur et à mesure. Cela vous aidera également à collaborer plus efficacement avec les autres membres de votre équipe.
Travaillez ensemble. Rassemblez les personnes qui effectuent la tâche que vous documentez pour vous aider à la mettre sur papier. Après tout, les personnes qui font le travail savent tout sur le sujet et sont les mieux placées pour comprendre et expliquer les pressions qu’implique son exécution. Il n’est pas bon que quelqu’un qui est retiré du processus décide de la manière dont il est fait ou dont il devrait être fait sans consulter les autres. Si les « cartes de processus » sont élaborées et développées par l’équipe qui exécute les tâches qu’elles décrivent, elles seront des représentations beaucoup plus précises de la tâche elle-même, et il y aura un plus grand sentiment d’appropriation du résultat.
Obtenez des informations extérieures. Bien que vous ayez besoin que les personnes qui entreprennent la tâche vous aident à la documenter, il peut être utile d’employer une personne extérieure à l’équipe pour gérer et juger le processus de cartographie. Un observateur neutre peut apporter un regard neuf sur une réflexion qui s’est enracinée et poser des questions importantes pour susciter de nouvelles idées à mesure que vous avancez.
Faites la cartographie de vos processus ensemble. Avec une personne qui dirige la session – commencez à décrire en détail le processus que vous êtes en train de cartographier. Quels sont les apports ? Quels sont les résultats souhaités ? Quels sont les éléments qui doivent être mis en place pour atteindre ces résultats ? Dessinez le processus sous la forme d’un simple diagramme de flux, notez les exigences et les dépendances de la tâche. Voyez les moments du processus où des décisions clés doivent être prises et les résultats possibles de chacune d’entre elles. Comme une carte du monde réel, votre diagramme de flux de travail doit vous permettre de vous orienter précisément dans une tâche, en vous permettant de retracer vos pas en avant et en arrière à partir de n’importe quel point de celle-ci. Tout cela vous permettra de comprendre le processus plus en profondeur et de l’optimiser plus efficacement.
Optimisez ! C’est un élément clé de cette étape de la cartographie des processus d’entreprise. Si vous travaillez avec l’équipe qui se charge de la tâche au quotidien, il se peut qu’ils abordent tous le travail de manière différente. Vous devez comprendre comment et pourquoi ces approches diffèrent. Votre objectif étant de documenter « la façon dont vous faites les choses », vous devez, à ce stade, décider définitivement de la façon dont une tâche doit être effectuée à l’avenir. Une approche collaborative vous aidera à convenir de la meilleure façon de modifier les processus afin d’atteindre des objectifs particuliers (plus d’infos sur l’ objectif smart ) et de réduire au minimum le risque d’échec des processus. Collectivement, elle vous aidera à décider et à convenir de la meilleure et de la plus efficace façon d’exécuter une tâche, de manière à ce qu’elle puisse être reproduite de manière cohérente et selon les mêmes normes à maintes reprises.
Faites-en un élément dynamique de votre SGQ. Bien que vous deviez saisir tous les éléments d’un processus et les enregistrer dans un SGQ, vous devez éviter de créer des documents trop compliqués ou trop denses pour être utiles comme documents de référence rapide. De même, un guide pour l’exécution d’une tâche ne doit pas être trop épars, sinon il n’aidera personne à saisir la procédure de base qu’il décrit. L’utilisation d’une solution intranet légère peut être la réponse, dans laquelle ces cartes de processus deviennent des diagrammes de flux dynamiques, en ligne. Avec ce type de produits, un processus peut être décrit simplement et visuellement, mais avec des hyperliens profonds vers des détails plus substantiels qui pourraient être nécessaires, tels que la documentation réglementaire ou les manuels techniques
Faire d’eux une ressource pour l’amélioration continue. Créées par les équipes qui sont propriétaires de chaque tâche de l’entreprise et transcrites sur un intranet accessible de manière centralisée, ces cartes de processus peuvent désormais être utilisées comme une ressource dynamique par tous les membres de votre organisation. Et ce type de ressource est exactement ce que les normes ISO 9001 et ISO 13485 suggèrent pour intégrer la « pensée fondée sur le risque » dans votre organisation et encourager une approche plus proactive de la gestion de la qualité. En tant que guide de référence facile à utiliser et situé au cœur d’une entreprise, ces cartes de processus peuvent devenir un point de référence pour identifier de nouvelles solutions à d’anciens problèmes au sein de vos opérations, éliminer le gaspillage, créer plus d’efficacité et aider votre entreprise à évoluer et à se développer.