Pour vraiment devancer vos concurrents, vos processus commerciaux doivent fonctionner avec une efficacité maximale. Après tout, l’efficacité des processus peut avoir une influence majeure sur la productivité, les bénéfices et l’agilité de l’entreprise. Le meilleur moyen d’y parvenir est l’amélioration continue. Lisez cet article pour en savoir plus.

Qu’est-ce que l’amélioration continue, exactement ?

L’amélioration continue est, comme son nom l’indique, une pratique qui consiste à réexaminer et à améliorer constamment les processus. Au premier coup d’œil, le concept dans son ensemble peut sembler un peu à la mode. Vous entendez sans cesse le mot, mais personne ne mentionne vraiment ce qu’il implique de faire. Et comme nous le savons tous, la théorie ne vous mène pas très loin dans le monde des affaires.

Toute la confusion avec l’amélioration continue est due au fait que ce n’est pas quelque chose que l’on « fait ». Il s’agit plutôt d’une façon dont une entreprise fonctionne. Adopter l’amélioration continue dans une entreprise signifie deux choses…

– Se concentrer sur la croissance – L’entreprise doit se concentrer en permanence sur l’amélioration progressive de ses processus, services ou produits. Autrement dit, elle doit perfectionner sa façon de faire en permanence au lieu de mener des initiatives de changement ponctuelles.

– Créer une culture de l’amélioration – Le plus souvent, c’est l’employé sur le lieu de travail qui est un expert des processus de l’entreprise, et non la direction. L’amélioration continue doit être la responsabilité de chacun dans l’entreprise (et pas seulement de l’équipe chargée de l’amélioration des processus).

Si vous connaissez d’autres termes relatifs à la gestion des processus, vous vous demandez probablement comment ils sont tous interconnectés. Voici comment ils sont liés…

– Gestion des processus d’entreprise (BPM) – Une méthodologie de réévaluation et d’amélioration des processus. C’est plus ou moins la même chose que l’amélioration continue. La différence mineure est que l’amélioration continue est plutôt une « philosophie » sur laquelle une entreprise devrait se baser, alors que la BPM est un ensemble concret d’outils et de techniques. Vous pouvez utiliser la BPM comme un moyen de créer une culture d’amélioration continue, mais cela ne fonctionne pas nécessairement dans l’autre sens.

– Amélioration des processus d’entreprise (BPI) – L’acte d’analyser, de rationaliser et d’améliorer un processus unique. L’amélioration continue consiste à mener une initiative BPI chaque fois que le besoin s’en fait sentir.

– Réingénierie des processus d’entreprise (BPR) – Plutôt que d’améliorer un processus existant, vous le recréez en utilisant une nouvelle technologie ou une nouvelle méthodologie.

Avantages de l’amélioration continue

Les processus d’amélioration continue permettent aux entreprises de découvrir les problèmes et de trouver des moyens de les résoudre. De petites modifications positives apportées au fil du temps peuvent avoir un impact considérable sur le processus global d’une entreprise. Voici quelques exemples de la manière dont l’amélioration continue peut profiter à votre entreprise au fil du temps :

Augmentation de la productivité et des bénéfices

En améliorant progressivement les processus, votre entreprise commencera à voir un produit beaucoup plus élevé par intrant. Cela, comme une évidence, rend toute votre organisation plus efficace, ce qui se traduit finalement par des bénéfices plus élevés.

Moral et responsabilité des employés

Souvent, vos employés peuvent avoir beaucoup d’idées sur la façon d’améliorer les processus ou les produits. Cependant, une structure organisationnelle rigide peut les paralyser et tuer leur motivation.

Dans une entreprise dont la culture est axée sur l’amélioration continue, en revanche, chaque employé est la clé de la croissance de l’organisation. Permettre à vos employés de faire un effort supplémentaire et de contribuer réellement au progrès leur donne le sentiment d’être appréciés, ce qui renforce le moral général et la responsabilisation.

Une plus grande agilité

Une organisation doit changer à tout moment pour rester à la hauteur de la concurrence. Si vos employés ont l’habitude de changer régulièrement, ils ne seront pas remplacés progressivement en période de crise et de changement.

Comment fonctionne l’amélioration continue

Il n’est pas facile d’habituer votre entreprise à l’amélioration continue. Vous ne pouvez pas simplement aller voir vos employés un jour et leur dire « l’entreprise fonctionnera différemment à partir de maintenant ». Il est difficile d’apporter un changement quelconque dans une organisation, et c’est particulièrement vrai si vous faites quelque chose d’aussi important.

Mais bien sûr, il faut commencer quelque part. Tout d’abord, vous devez informer votre direction de l’initiative. Autrement dit, toute suggestion visant à améliorer les processus de l’entreprise sera accueillie favorablement par la direction.

Ensuite, vous devrez permettre la mise en place d’initiatives d’amélioration des processus d’entreprise. Une fois que quelqu’un a suggéré un moyen plausible d’améliorer un processus, vous devrez désigner une personne ou une équipe (selon les compétences nécessaires pour modifier le processus) qui sera chargée de l’améliorer.

Pour y parvenir, vous pouvez utiliser des outils d’amélioration continue éprouvés pour faire avancer les choses…

Kaizen

Kaizen est un mot japonais qui signifie « changer pour le mieux ». Cette méthode a été utilisée pour la première fois pendant la deuxième guerre mondiale par des hommes d’affaires japonais, et s’est ensuite répandue dans le monde entier.

Masaaki Imai, un consultant en gestion japonais, a contribué à faire connaître la méthodologie Kaizen dans son livre, Kaizen : The Key to Japan’s Competetive Success (Kaizen : la clé du succès concurrentiel du Japon). Pour établir une culture d’amélioration continue, il recommande d’utiliser 2 types de processus : Équipes de qualité et coins Kaizen.

Le premier est une équipe d’experts spécialisés dans l’amélioration des processus au moyen d’outils statistiques et de logiciels. Ils sont destinés au type d’améliorations sur lesquelles vous avez besoin d’une expertise et non pas à quelque chose que le joe moyen peut simplement suggérer.

Les Kaizen Corners, d’autre part, sont un lieu où chaque employé peut faire des suggestions sur la manière d’améliorer les processus. Masaaki recommande de diviser la mise en œuvre d’un Kaizen Corner en trois étapes…

– Première étape – Toutes les suggestions faites par les employés sont prises en compte et mises en œuvre. Ceci afin de montrer à l’équipe que l’apport de chacun sera apprécié.

– Deuxième étape – Les employés sont formés à la manière d’analyser correctement les processus en cours et de faire de meilleures suggestions.

– Troisième étape – Les employés sont incités économiquement à contribuer à l’amélioration des processus.

Une fois que vous avez suffisamment de suggestions, vous pouvez commencer à améliorer les processus.

Le cycle PDCA

L’un des outils d’amélioration des processus les plus populaires est le cycle « Plan Do Check Act » (PDCA). Ce cycle est souvent attribué au Dr William Edwards Deming et à Walter Shewhart. Ce modèle en quatre étapes est souvent présenté comme un cercle car l’amélioration continue est un processus qui doit être répété encore et encore.

Voici un examen plus approfondi de chacune des étapes du cycle PDCA et de ce qu’elles impliquent :

– Plan

Dans cette première partie du cycle, vous identifierez l’opportunité qui se présente et créerez un plan d’amélioration. Vous pouvez commencer par définir le problème, souligner l’opportunité qui se présente, faire un brainstorming d’idées et élaborer un plan. Vous devez également indiquer quel est le résultat souhaité une fois le problème résolu.

– Faites

Maintenant que vous avez identifié une solution possible, vous devez mettre en œuvre ce plan à plus petite échelle. Cela vous permettra de tester votre solution et de déterminer si vos changements ont atteint le résultat souhaité. Tester votre solution de cette manière sera un bon moyen de voir si elle fonctionne ou non sans provoquer de perturbations majeures.

– Consultez le site

Au cours de cette étape, vous comparerez vos résultats aux résultats escomptés que vous avez définis lors de la phase de planification. Si le résultat escompté n’a pas été atteint, vous devez recommencer le cycle. S’il fonctionne, vous pouvez passer à la quatrième étape du cycle.

– Agir

Lors de la dernière étape, vous mettrez en œuvre votre solution à plus grande échelle. Toutefois, n’oubliez pas que le PDCA n’est pas une initiative ponctuelle. Chaque fois qu’il existe une possibilité d’amélioration au sein de l’entreprise, vous devrez répéter le processus.

Vous voulez en savoir plus sur chaque étape du PDCA ? Consultez notre guide sur la mise en œuvre de la méthodologie.

Conclusion

Même si votre entreprise se porte très bien en ce moment, cela n’est pas destiné à durer éternellement.

L’évolution de l’économie, les nouvelles technologies, les préoccupations budgétaires et le manque de personnel sont autant de dynamiques qui vous obligeront à faire des ajustements. Une organisation qui adopte des améliorations continues sera en mesure d’agir sur ces changements et de garder le cap. Une entreprise rigide et autoritaire, en revanche, ne pourra pas le faire.

Si vous avez besoin d’aide pour créer une culture d’amélioration continue dans votre entreprise, un logiciel de gestion des flux de travail peut vous aider. Dire à vos employés qu’ils vont faire quelque chose de différent est une chose, l’appliquer en est une autre. Tallyfy peut numériser vos processus, créer des changements et les suivre du début à la fin.