Gérez la confidentialité des documents transactionnels de votre entreprise

Les documents transactionnels font référence aux pièces administratives utilisées par une entreprise dans le cadre de ses activités. Généralement en papier, ils constituent de véritables moyens de communication permettant d’échanger avec les clients, les partenaires, les salariés, etc. Des sociétés se spécialisent dans l’impression de ces documents tout en préservant l’environnement. De plus, ces supports contiennent souvent des informations confidentielles, d’où la nécessité de les garder en lieu sûr. Découvrez dans cet article comment choisir le bon imprimeur pour ses documents transactionnels et quels sont les meilleurs moyens de les gérer.

Choisissez un imprimeur sûr pour vos documents transactionnels

Si vous recherchez un imprimeur industriel sûr pour vos documents transactionnels, alors il faudra analyser la qualité des services proposés par celui-ci. À part proposer des imprimantes, certaines enseignes produisent également des pré-imprimés anti-contrefaçon et anti-falsification servant de supports aux transactions et à la communication en entreprise. À la page 21 du 2020-NA TCC Analysis Primary Research, il est indiqué qu’un tiers des consommateurs préfèrent utiliser des factures papier. Étant donné le volume conséquent de documents à imprimer, il est important de choisir un imprimeur industriel sûr. Voici quelques conseils pouvant vous aider.

Optez pour un imprimeur géographiquement proche de votre entreprise

Plus votre imprimeur industriel est géographiquement proche de votre local, plus l’émission de carbone lors des livraisons sera faible. De plus, vous pourrez économiser davantage au niveau des coûts engendrés par le transport des documents. Si vous avez des remarques sur la qualité ou si vous souhaitez vous entretenir avec l’imprimeur, il sera plus facile de vous rendre à l’atelier d’impression.

Vérifiez le savoir-faire de l’imprimeur et les technologies utilisées

Assurez-vous de bénéficier d’impressions personnalisées et qualitatives en analysant les équipements dont le professionnel dispose. Renseignez-vous sur ce qu’il utilise comme types de papier, d’encre, de technique d’impression, etc. Gardez en tête que la qualité des impressions sur ce genre de support est importante, car il constitue le reflet de votre entreprise. Par ailleurs, vérifiez si l’imprimeur s’occupe également des tâches post-impression, notamment le façonnage, le colisage et l’expédition.

Assurez-vous du respect des normes écologiques

Si votre entreprise entreprend une démarche écologique, il va de soi de choisir un imprimeur partageant les mêmes valeurs que vous. Vérifiez, par exemple, si celui-ci a obtenu le label Imprim’Vert ou les certifications FSC et PEFC.

Conservez vos documents transactionnels dans un endroit sûr

Les documents transactionnels font référence aux supports servant dans le cadre d’une vente et d’un achat si l’entreprise a une activité commerciale. Il peut aussi s’agir de papiers relatifs à l’organisation interne tels que des bulletins de salaire. Les documents les plus fréquents sont les factures, les relevés de compte, les contrats de vente, les bons de commande, les quittances…

Comme ils attestent de la réalisation d’une transaction, ils doivent être conservés pendant au moins quelques années. Le Code de commerce stipule que les factures liées à l’activité d’une entreprise doivent être conservées dix ans à partir de la clôture de l’exercice. Le CGI, quant à lui, prévoit un délai de conservation de six ans. Cela commence à compter de leur date d’émission ou d’inscription dans les registres et les livres comptables de la société. Plusieurs solutions d’archivage de documents transactionnels sont possibles.

Gardez les documents au sein de l’entreprise

Conserver vos documents transactionnels au sein de votre entreprise est une solution simple et rapide. Il vous suffit de les disposer sur des étagères robustes de type rayonnage et de les ranger dans des cartons. Pensez à les classer par thème, notamment par année, par client, etc. Vous pouvez aussi les ranger par catégorie : juridique, fiscale, bancaire, comptable, commerciale… Cela facilite leur conservation et leur consultation. Assurez-vous que les étagères soient installées dans un local dédié. Il est important de verrouiller cet endroit à clé et de limiter l’accès aux seuls employés autorisés.

Louez un entrepôt spécialisé

Vous avez la possibilité de louer des lieux de stockage spécialisés offrant une sécurisation accrue de vos documents transactionnels. De plus, cela permet de libérer de l’espace dans vos locaux et de les utiliser à d’autres fins.

Utilisez des logiciels de cryptage et de protection par mot de passe

Si vous souhaitez conserver des versions numériques de vos documents transactionnels, vous pouvez les stocker sur des serveurs externes ou internes. Grâce à la digitalisation, les risques de perte et de dégradation de ces supports sont réduits. Lorsque les fichiers numériques sont bien classés, ils sont également faciles d’accès et simples à partager.

Toutefois, recourez à des logiciels de protection et de cryptage pour protéger vos documents. À titre d’exemple, l’application VeraCrypt permet de crypter le contenu de vos fichiers et de vos dossiers avec un mot de passe. Le coffre-fort OneDrive protège les documents se trouvant sur votre ordinateur et dans le cloud au moyen d’une double authentification et d’un mot de passe. Vous pouvez aussi vous servir du système de protection de données de Microsoft BitLocker Drive Encryption.

Détruisez tous les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires

Il existe trois manières de détruire les documents sensibles d’une entreprise, y compris les supports transactionnels.

Broyez les documents

Utilisez une broyeuse à coupe croisée pour transformer vos documents en plusieurs bandes de papier de 0,5 mm de largeur et de longueur. La taille fine des morceaux empêche les personnes malveillantes de recoller les pages. D’ailleurs, séparez les papiers dans des sacs-poubelle différents afin de les sécuriser davantage.

Détruisez les fichiers numériques

Supprimez les fichiers dans les dossiers où ils sont conservés. Ensuite, réécrivez votre disque dur grâce à des programmes tels qu’Eraser. Démagnétisez-le afin de le rendre inutilisable.

Si des versions numériques de vos documents transactionnels sont conservées dans votre boîte mail, commencez par les supprimer. Ensuite, rendez-vous dans « corbeille » ou « messages supprimés ». Effacez également les versions présentes dans ces dossiers afin de les détruire définitivement.

Brûlez les documents

Brûlez vos documents un par un afin de vous assurer qu’aucun d’eux ne s’échappe sur le côté. Une fois les papiers brûlés, vérifiez les cendres pour voir si des textes sont encore lisibles. Le cas échéant, rassemblez les fragments restants et brûlez-les à nouveau.

Sensibilisez vos employés à l’importance de la confidentialité

Si la confidentialité de vos documents transactionnels n’est pas respectée, votre entreprise risque de perdre vos clients et vos partenaires d’affaires. Vos employés risquent également de ne plus vous faire confiance, ce qui impacte leur productivité. De plus, les informations qui tombent entre de mauvaises mains peuvent être utilisées dans des activités illégales, des fraudes…

Ainsi, il vous appartient de sensibiliser vos employés par rapport à la conservation de la confidentialité de ces documents. Vous devez aussi les conscientiser des conséquences de la violation de la confiance.

Mettez en place un plan de réponse aux violations de données

Voici quelques étapes à suivre afin de vous préparer à une éventuelle violation ou divulgation des données confidentielles de votre entreprise. Créez un système interne de signalement de violation réelle ou supposée et mettez-le à disposition de vos collaborateurs. De cette manière, si un employé perd un document transactionnel, il pourra le signaler facilement et rapidement en suivant la procédure.

Ensuite, désignez une cellule interne qui se chargera de l’investigation en cas de signalement de violation ou de divulgation de données. Cette équipe doit établir un rapport afin de démontrer les résultats de ses recherches.

Ensuite, prévoyez des mesures correctrices ou des sanctions à appliquer aux personnes concernées. Évaluez l’impact de la violation ou de la divulgation des données en vue de déterminer si une autorité de contrôle doit être notifiée. On parle souvent de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) si les données sont à caractère personnel.