Tenir un commerce présente des obligations comme la déclaration de la TVA. Et en interne, il faut tout organiser depuis la commande auprès des fournisseurs jusqu’à la vente en passant par l’enregistrement de toutes les activités. Et cela peut prendre du temps, mais il y a des solutions.
Obligatoire ou non ?
Que dit la loi ?
Les commerçants ont l’obligation, depuis toujours, de déclarer leurs ventes et donc de déclarer leur TVA. Il y a aussi la tenue de compte sur les achats et les ventes. Bref, la comptabilité habituelle. Pour la caisse enregistreuse, c’est une autre paire de manches.
Et l’obligation dans tout cela ?
En ratissant la loi, la remarque est qu’il n’y a pas d’obligation sur l’utilisation de caisse enregistreuse par tous les commerçants. Toutefois, ceux qui l’utilisent ont certaines obligations notamment d’utiliser un outil conforme et certifié qui permet :
- la sécurisation des données pendant l’encaissement ;
- la signature électronique pendant l’enregistrement des pièces
- l’impression de ticket
- la création de journal
- l’archivage et la conservation des encaissements, etc.
La nécessité d’utiliser une caisse enregistreuse
Si la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, il se trouve que son utilisation est indispensable, voire nécessaire pour les commerçants. De nos jours, elle libère l’utilisateur de beaucoup de charges, car elle automatise une grande majorité des tâches. Une caisse conforme et dernière génération permet :
- une gestion comptable ;
- un accès à l’historique de vente ;
- à une programmation de remises lors des soldes ;
- la création de fichiers clients ;
- la création de fichiers de fidélisation ;
- de gérer les commandes et les livraisons ;
- de gérer les stocks en temps réel ;
- d’enregistrer les ventes et la TVA ;
- de sortir le livre de caisse ;
- de synchroniser la caisse et les fournisseurs ainsi que le comptable ;
- de gérer les paiements ;
- d’avoir des statistiques en tout genre, etc.
Ce n’est qu’une partie des avantages de la caisse enregistreuse. Du point de vue de l’utilisateur, il y a aussi des points forts. En lire plus sur ce site pour plus d’informations.
Quelques conseils pour bien choisir le modèle
Au vu de ces détails, vous l’aurez compris, il y a beaucoup d’avantages avec cet outil de caisse. Cependant, il faut savoir qu’il y a 3 types de caisse et toutes n’offrent pas les mêmes fonctionnalités.
- la caisse numérique dont les dernières versions permettent l’encaissement, les impressions et d’avoir des rapports ;
- la caisse alphanumérique qui permet l’encaissement, la saisie manuelle des produits et les rapports de gestion ;
- la caisse tactile qui est le modèle le plus complet, car permet de tout faire et de la connecter avec d’autres terminaux du magasin.
Le choix du modèle sera en fonction tout d’abord de l’envergure du magasin. Une petite structure peut facilement être gérée avec une caisse numérique dernière version ou une caisse alphanumérique. Par contre, une très grande boutique requiert une caisse tactile dernière génération qui permet d’être relié à un terminal de paiement électronique, à une balance, à un scanner, mais aussi de gérer diverses activités reliées au commerce principal. Dans tous les cas, la caisse enregistreuse aide le commerçant sur différents points-clés.