12 conseils pour rédiger des courriers électroniques professionnels plus efficaces

Conseil pour être professionnel

1. Utilisez CC à bon escient

Les boîtes de réception débordent déjà de nos jours. Copier et copier à l’aveugle de manière excessive n’est pas seulement ennuyeux, c’est aussi une source de confusion. Si l’information n’a pas été spécifiquement demandée, réfléchissez à deux fois avant d’envoyer tout courriel qui commence par la phrase « Pour votre information « 

2. Soyez concis

Les gens le disent tout le temps, mais je vais vous donner un objectif à atteindre : essayez de garder vos courriels entre 50 et 100 mots pour le reste de la semaine. Cela peut être difficile, mais je vous promets que vos destinataires vous remercieront.

3. Inclure un appel à l’action

On dirait un peu que je parle d’une lettre de vente, mais ce n’est pas le cas. À moins que votre courriel ne soit une réponse, il doit comporter un appel à l’action ou une question directe. Soyez clair sur la raison pour laquelle vous écrivez et ce dont vous avez besoin, et mettez ces informations au début de votre email.

4. Supprimez le texte  inutile

Les chaînes de conversations non pertinentes du passé n’aident pas votre cause. Supprimez le texte cité inutile et les signatures de courriel, ou commencez un nouveau fil de messages.

5. Mentionner la pièce jointe

Ajouter une pièce jointe pour clarification ou une pièce qui nécessite une action ? Mentionnez-la spécifiquement dans le corps du texte.

6. Écrire de manière concise

C’est quoi ça ? Vous trouvez que ça ressemble beaucoup au n°2 de la liste ? Je suis sûr qu’il y a une raison à cela.

7. Ne supposez rien

Une partie de l’écriture avec clarté consiste à inclure toutes les informations nécessaires. Utilisez des numéros de référence, des numéros de facture, des numéros de chèque et d’autres identifiants pour faciliter la vie de toute personne qui reçoit votre courriel.

8. Utilisez des hyperliens

Vous vous référez à une URL ou à un site Web spécifique ? Prenez cinq secondes pour inclure un hyperlien (et vérifiez ensuite qu’il fonctionne).

9. Soyez réfléchi lors de la mise en forme

Je n’ai probablement pas besoin de vous rappeler de ne pas envoyer un courriel écrit en majuscules, mais veillez à utiliser des titres et des puces ou des listes numérotées – surtout lorsque votre appel à l’action comprend 3 étapes ou plus.

10. Assurez-vous que vous envoyez des e-mails aux bonnes personnes

Mettez immédiatement à jour vos listes de contacts lorsque vous êtes informé que votre point de contact pour un projet ou un fournisseur a changé.

11. Restez professionnel

Les renvois d’e-mails sont tellement 1995 style. Envoyer des messages sans importance est un moyen sûr d’amener les autres à ignorer vos messages importants.

12. Décrochez plutôt le téléphone

Parfois, le courriel n’est tout simplement pas la meilleure méthode de communication pour la tâche à accomplir. Si vous avez joint tellement de fichiers que vous ne pouvez pas envoyer votre e-mail, envisagez une meilleure option. Si votre message fait 10 000 mots, peut-être devriez-vous passer un coup de fil ou programmer une réunion en face à face.