Pour la plupart d’entre nous, nous choisissons un logiciel de comptabilité lorsque nous démarrons notre entreprise et nous nous y tenons. Même si ça nous irrite.

Et la principale raison en est que l’échange peut sembler être une corvée. Mais parfois, nous sommes obligés de changer. Il se peut que vous ayez utilisé Wave et que vous vous soyez rendu compte qu’à partir de septembre 2019, ils couperont leurs flux bancaires. Il se peut que vous changiez de comptable et que votre précédent vous ait donné un logiciel sur mesure que vous ne pouvez utiliser que lorsque vous êtes un de leurs clients.

Il se peut même que vous ayez déjà utilisé un logiciel de bureau comme SAGE, QuickBooks Desktop ou même Excel et que le MTD (Making Tax Digital) de HMRC ou la croissance de votre entreprise vous ait obligé à repenser vos options.

Quelle qu’en soit la raison, parlons de l’échange.

Puis-je changer de logiciel en milieu d’exercice ?

Tout à fait. Et parfois, il se peut que vous deviez le faire. Mais le fait de commencer en milieu d’année entraîne la complication d’avoir un nombre x de mois d’information dans un logiciel comptable, puis les mois restants dans un autre.

Parfois, c’est très bien, car vous ou votre comptable pouvez additionner les deux, mais cela peut être compliqué. Vous pouvez demander à des clients de vous payer dans un logiciel comptable pour des factures soulevées dans un autre à titre d’exemple. Ainsi, le fait d’avoir deux progiciels fonctionnant l’un à côté de l’autre, même pour une courte période, créera plus de travail mais augmentera aussi le risque d’erreurs.

Ce que nous avons tendance à recommander, c’est de reproduire ces informations dans le nouveau logiciel si vous êtes à quelques mois du nouvel exercice financier. L’avantage de cette méthode est qu’elle vous permet d’utiliser vos propres données comme matériel de formation. Cela vous assurera également de disposer d’une année entière dans un seul paquet.

Par ailleurs, si vous êtes à quelques mois de la fin de votre exercice financier, à moins que vous n’ayez absolument besoin de changer immédiatement, on vous recommande de vous en tenir à votre forfait actuel. Vous pouvez encore commencer à configurer le nouveau système pour qu’il soit prêt à fonctionner, mais il gardera les exercices financiers séparés.

Dois-je transférer mes anciennes informations vers le nouveau logiciel comptable ?

Chaque progiciel comptable vous demandera d’entrer vos soldes d’ouverture dans le cadre du processus d’installation. Les soldes d’ouverture sont des choses comme le solde bancaire du dernier jour de votre exercice financier. Une ventilation de qui vous devait de l’argent et à qui vous deviez de l’argent.

Il s’agit de s’assurer que votre solde bancaire courant est correct et que les paiements des clients peuvent être affectés aux factures plutôt que d’être traités comme des annonces de vente en double. La façon la plus simple d’obtenir vos soldes d’ouverture est de télécharger une balance de vérification à partir de votre logiciel comptable actuel et de l’entrer.

Mais une balance de vérification, tout en vous donnant des comparaisons et un bilan correct, ne vous donnera pas de détails. Vous ne pourrez pas cliquer dans les ventes et voir une liste de toutes les factures de vente soulevées, ce sera juste un chiffre total.

Si vous voulez ce détail et que vous déménagez chez Xero, il existe un service appelé Move My Books, qui transférera vos informations SAGE ou Quickbooks dans Xero, reproduisant efficacement les informations des années précédentes. Sinon, on vous recommande de télécharger tous les rapports dont vous avez besoin à partir de votre ancien logiciel et de les conserver pour référence ultérieure.